お断りしますと言いたいけれど、相手を傷つけたくない場合、どのように言えばいいでしょうか？相手の気持ちを尊重しながら、丁寧な言い方を心がけることが大切です。
例えば、「申し訳ありませんが、ご遠慮させていただきたいです」という表現は、お断りの意思を伝えつつも、相手を否定せずに済みます。
他にも、「お話はありがたいのですが、今回はお断りさせていただきたいです」というように、お断りの意思を明確にしつつも、感謝の気持ちも伝えることができます。
これらのような丁寧な表現を使うことで、相手の気持ちを大切にしながら、お断りの意思を伝えることができます。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
お断りします
1. 丁寧な言葉遣い
お断りする時、相手に対して丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
相手を尊重し、感謝の気持ちも忘れずに伝えることが大切です。
例えば、以下のような表現が使えます。
「大変申し訳ございませんが、お断りさせていただきます。
ご理解いただけますと幸いです。
」このような表現をすることで、断りの意思を伝えつつも相手に対して敬意を示すことができます。
2. 理由を明確に述べる
お断りする際は、理由を明確に述べることも重要です。
相手がなぜ断られるのかを理解してもらうことで、納得してもらえる可能性が高まります。
以下のような表現を使って、理由を説明しましょう。
「誠に申し訳ございませんが、私たちのスケジュール上、お引き受けすることが困難であるため、お断りさせていただきます。
」このようにすることで、相手に対してなぜ断っているのかを明確に伝えることができます。
3. 適切なフォローアップを行う
お断りした後も、相手との関係を損なわないためには適切なフォローアップが必要です。
お断りした内容を受け入れてもらうために、以下のような表現を使ってフォローアップを行いましょう。
「お断りすることになり、誠に申し訳ございません。
また、他の機会がございましたらお声掛けいただければ幸いです。
」このようにすることで、相手に対して再度協力を申し出る姿勢を示すことができます。
お断りしますの丁寧な言い方の注意点と例文
注意点1：相手の気持ちを尊重して伝える
相手の要望や依頼を断る場合でも、その気持ちや意図を尊重することが重要です。
相手が一生懸命頼んできたことや期待していることを理解し、配慮を持って断りましょう。
例文1：「ご依頼いただき、ありがとうございます。
お忙しい中、ご要望にお答えすることはとても大切なことですが、残念ながらそのお願いにはお応えすることができません。
お客様のご期待に添えない場合、返事をすることが難しくなってしまうことも少なくありません。
誠に申し訳ございませんが、お断りせざるを得ない状況となりました。
ご理解いただけますと幸いです。
」例文2：「お手紙をいただきまして、心より感謝申し上げます。
大変申し訳ございませんが、お応えいただいているご要望にはお答えできません。
リクエストに真摯にお応えすることが重要ですが、現在の状況ではお引き受けすることが難しいため、このようなお返事を差し上げております。
もし他の方法がございましたら、ご提案させていただくことも可能ですので、どうかご検討いただければ幸いです。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
」
注意点2：理由を明確に伝える
断る理由をはっきりと伝えることで、相手に納得してもらいやすくなります。
具体的な理由を示して、自分の立場や制約を説明しましょう。
例文1：「お声がけいただき、ありがとうございます。
ただいまお話いただいた件について、残念ながらご協力することができません。
当社のリソースやスケジュールの都合により、お応えすることができない状況となってしまいました。
お客様のご期待に添えず、申し訳ございません。
来週以降のご提案や他の方法について、ご相談いただければと思います。
どうかご容赦いただけますようお願い申し上げます。
」例文2：「お持ちいただきましたご要望について、心より感謝申し上げます。
しかしながら、私たちの現状ではお引き受けすることができません。
スタッフの人員不足や技術的な制約により、応対や対応が困難となってしまったため、このようなお返事となりました。
別の方法やタイミングでのご提案があれば、ご相談に乗ることもできますので、どうかご理解いただけますと幸いです。
」
注意点3：感謝の気持ちを忘れずに伝える
断りの言葉を伝える際にも、相手への感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
その依頼や要望がなければ、自分たちの成長や課題の把握ができなかったことに感謝の意を示しましょう。
例文1：「貴重なご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。
しかしながら、誠に遺憾ながらお引き受けすることができません。
お応えできないことにより、お客様には大変ご迷惑をおかけすることとなりますこと、お詫び申し上げます。
しかし、ご要望いただいたことにより、弊社の改善点や課題が明確になりましたこと、心より感謝申し上げます。
引き続き、ご協力いただければ幸いです。
」例文2：「お問い合わせをいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
大変申し訳ございませんが、お受けすることができない状況となっております。
お応えできないことにより、ご相手の方々にはご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
しかしながら、ご提案いただいたことで、私たちの向上点や課題が明確になりました。
今後の改善に向けて取り組んでまいりますので、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
」以上が、「お断りします」の丁寧な言い方の注意点と例文です。
相手の気持ちを尊重し、理由を明確に伝えつつ、感謝の意を忘れないよう心がけましょう。
まとめ：「お断りします」の丁寧な言い方
「お断りします」という言葉は、丁寧な口調で伝えることが重要です。
相手の気持ちを考え、適切な表現を用いることが大切です。
まず、相手への感謝の気持ちを表現しましょう。
例えば、「ご依頼いただき、ありがとうございます」といった言葉を使うことで、相手に対する感謝の気持ちを示すことができます。
その後、断る理由を明確に伝えます。
しかし、否定的な表現は避け、穏やかな口調で伝えましょう。
「申し訳ありませんが、今回はお引き受けできません」といった表現を使うことで、丁寧に断ることができます。
さらに、相手の理解を求めるために、理由を説明します。
「他の予定が入ってしまっているため」「時間の都合上、対応することができません」といった具体的な理由を述べることで、相手に納得してもらいやすくなります。
最後に、再度感謝の気持ちを伝えましょう。
「また機会がありましたら、お力になれるかもしれません」といった言葉を使うことで、丁寧にお断りすることができます。
「お断りします」という言葉は、相手に対する丁寧な態度が求められる場面で使われることが多いです。
いかなる理由でも、相手の気持ちを尊重し、丁寧な表現を心がけましょう。
