電話をかけたけれど、相手が不在だった時、どんな風に伝えるのが適切なのでしょうか？不在折り返しの言い方を見ていきましょう。
電話のマナーや相手の気持ちを考えながら、効果的な表現方法について紹介します。
まずは、不在折り返しの言い方についてです。
相手の電話に出られなかった時には、「申し訳ございませんが、○時にお電話をいただいた○○と申します。
折り返しの電話ですが、何件かお伝えしたいことがございますので、お手数ですが、折り返しいただけますと幸いです」と丁寧に伝えると良いでしょう。
この表現方法は、相手に失礼のないように注意を払っています。
相手が忙しい場合や何か大切な用事がある場合も考慮して、一方的に「折り返しの電話をください」と言わず、具体的な時間帯を指定することで相手に都合の良いタイミングでの折り返しをお願いすることができます。
また、電話に出られなかった場合でも、声の出し方や態度にも気をつけることが大切です。
笑顔の声で、相手に不快な気持ちを抱かせないように心がけましょう。
返信を待つ間に、自分の連絡事項や用意したい資料などを整えておくと、電話が繋がった時にスムーズに対応することができます。
以上、電話の不在折り返しの言い方について紹介しました。
相手の状況や気持ちに気を配りながら、丁寧で効果的な表現を心掛けましょう。
次は、具体的な例文を詳しく紹介させていただきます。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
電話
1. 不在折り返しとは何か
不在折り返しとは、相手からの電話を受け取りそこなった際に、後日電話をかけ直すことです。
例えば、忙しかったり他の電話に出ていたりして相手の電話を受けれなかった場合などに、その後で自分から電話をかけて連絡を取るのが不在折り返しです。
2. 電話の不在折り返しの言い方の例文
以下に、電話の不在折り返しの言い方の例文をいくつか紹介します。
– 「申し訳ありません、先ほどの電話に出ることができませんでしたが、○○でございます。
折り返しの電話ですが、お時間はいかがでしょうか？」- 「すみません、先程の電話に出れなかったんですが、○○です。
後で改めておかけ直ししてもよろしいですか？」- 「ごめんなさい、ちょっと電話に出れなかったんですけど、○○って者です。
ちょっと後で電話かけ直しても大丈夫ですか？」
3. 不在折り返しの際に気をつけるべきポイント
不在折り返しをする際には、以下のポイントに気をつけると良いでしょう。
– 丁寧な言葉遣い：相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
– 相手の都合を考慮する：相手の都合も大切ですので、不在折り返しの際には相手のご都合を確認し、都合の良い時間帯を聞いてから電話をかけ直すようにしましょう。
– 簡潔なメッセージ：不在折り返しの際には、メッセージを簡潔にまとめることが大切です。
長々と説明する必要はありませんが、相手が折り返しの理由を理解できるように伝えましょう。
電話の不在折り返しの言い方の注意点と例文
1. 丁寧な挨拶を忘れずに
電話の不在折り返しでは、まず最初に相手に対して丁寧な挨拶をすることが大切です。
相手が不在だったため、連絡ができなかったことに対しても謝罪の意を示しましょう。
例えば、「もしもし、○○さん、申し訳ありませんが、先ほどお電話を差し上げたのですが、お忙しいかもしれませんね」と言うと良いでしょう。
2. 内容の要点を端的に伝える
不在折り返しの電話では、相手の時間を節約するために要点を端的に伝えることが大切です。
冗長な説明やくどい言い回しは避け、短く明快なメッセージを伝えましょう。
例えば、「折り返しお電話ですが、明日の打ち合わせの時間が変更になりましたので、お知らせいたします」というように、要件を簡潔に伝えることがポイントです。
3. 追加の連絡先や詳細を伝える
不在折り返しの電話では、連絡先や詳細な情報を伝えることが必要な場合もあります。
例えば、メッセージを伝えるだけでなく、連絡先や時間などの追加情報を伝える必要がある場合は、「お急ぎの連絡がありますので、ご都合の良い時間に折り返しご連絡いただけますでしょうか。
連絡先は○○までお願いいたします」と言うと良いでしょう。
4. 内容に対するアクションを促す
不在折り返しの電話では、相手に対して内容に対するアクションを促すことが重要です。
何か特定の対応が必要な場合は、それを明確に伝えましょう。
例えば、「お返事が必要なことがありますので、後ほど○○までご連絡いただけますか」と言うと、相手に返事をしてもらうように促すことができます。
5. 丁寧な結びの言葉を添える
不在折り返しの電話の最後には、丁寧な結びの言葉を添えることが好印象を与えます。
相手に感謝の気持ちやお詫びの意を示し、丁寧に切り上げましょう。
例えば、「恐れ入りますが、折り返しご連絡いただけますと幸いです。
お時間がございましたら、お待ちしております。
よろしくお願いいたします」と言うと良いでしょう。
以上が、「電話」の不在折り返しの言い方の注意点と例文です。
相手に丁寧かつ要件を明確に伝えることが重要です。
ぜひ参考にしてください。
まとめ：「電話」の不在折り返しの言い方
電話で話し中や留守電になってしまった場合、折り返しの言い方は重要です。
相手が不在であることを伝えつつ、伝えることが大切です。
例えば、電話が繋がらなかった場合は、「申し訳ありません、○○さんにお電話しているのですが、いまちょうど話し中のようでしたので、折り返しご連絡いただければ幸いです」と伝えましょう。
これによって、相手には誠意が伝わります。
もし留守電であった場合は、「お電話いただき、ありがとうございます。
ただ今、○○さんは不在でございまして、申し訳ありませんが後ほど折り返しの連絡をお願いできますか？」と丁寧に伝えることが大切です。
これによって、相手には丁寧な対応が伝わります。
いずれの場合も、相手に不快感を与えずに、折り返しの連絡を促す言い方を心掛けましょう。
こうした対応は、信頼関係を築く上で重要です。
ですので、電話が不在だった場合、上記のような言い方をすることがおすすめです。
相手に丁寧さと謙虚さを伝えながら、折り返しの連絡を促すことができます。
