決裁書とは、ビジネス上で非常に重要な書類です。
この文書には、組織内のメンバーが特定の業務やプロジェクトに関連して支出を行う際に必要な承認が明記されます。
決裁書は、財務上のトランザクションや予算の使い方に関して責任を持つ人々によって管理され、追跡されます。
また、役員や上級管理職がプロジェクトを審査し、最終的な決裁を行う役割も果たします。
この記事では、決裁書の基本的な意味と使い方について詳しく解説します。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「決裁書」の意味と使い方
意味
決裁書（けっさいしょ）は、組織内で特定の業務や活動に関する承認や許可を取るための文書です。
上司や管理者が部下に対して業務や支出の承認を与える際に使用されることが一般的です。
決裁書は、組織内の意思決定や責任の明確化を図るために重要な役割を果たしています。
使い方
決裁書は、特定の業務や事項に関する承認や許可を得るために使用されます。
例えば、会社内での経費の支出や人事異動、プロジェクトの進行に関する決定など、重要な判断を必要とする場合に利用されます。
決裁書の作成には、以下の要素が含まれることが一般的です。
1. 発行者情報：決裁書の作成者や署名者の情報が含まれます。
2. 申請内容：決裁を求める具体的な業務や事項が明記されます。
3. 理由・根拠：申請内容に対する理由や根拠が説明されます。
4. 承認者情報：申請内容の承認を行う上司や管理者の情報が含まれます。
5. 承認・署名欄：申請内容の承認を行う承認者の署名が記載されます。
決裁書は、正式な文書として扱われるため、内容の正確性や明確性、文書のフォーマットなどに注意が必要です。
組織内のルールや手順に従い、適切な形式で作成・提出されることが求められます。
決裁書の間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：
私は昨日、重要な案件についての決裁書を作成しました。
NG部分の解説：
「決裁書を作成する」ではなく、「決裁書を提出する」が正しい表現です。
決裁書は上司や関係者に提出するものであり、作成するものではありません。
NG例文2：
決裁書の内容を説明して、承認を得る必要があります。
NG部分の解説：
「決裁書の内容を説明する」ではなく、「決裁書の内容を説明して承認を求める」が正しい表現です。
決裁書は承認を得るためのものであるため、承認を求める目的が重要です。
NG例文3：
決裁書に記載する内容は、詳細に説明する必要があります。
NG部分の解説：
「決裁書に記載する内容を詳細に説明する」ではなく、「決裁書に記載する内容を詳細に具体化する」が正しい表現です。
決裁書には具体的な情報を書き込む必要があり、抽象的な説明では十分ではありません。
決裁書の5つの例文と書き方のポイント解説
1. 「プロジェクトの予算増額の承認を求めます」
書き方のポイント解説：
この例文では、明確な要求を伝えることが重要です。
まず、件名には「予算増額の承認」を明確に記述しましょう。
本文では、プロジェクトの目的や進捗状況、予算の不足理由を具体的に説明し、増額の理由を説得力のある根拠で主張します。
2. 「新商品の発売予定について速やかな決裁をお願いします」
書き方のポイント解説：
この例文では、迅速な決裁を促すことが重要です。
件名で「速やかな決裁」を要求することで、重要性を強調します。
本文では、新商品の詳細や市場動向、競合他社の動きなどを説明し、発売の必要性とタイミングを説得力を持って説明します。
3. 「経費精算書の承認をお願いします」
書き方のポイント解説：
この例文はシンプルで直接的な要求です。
本文では、経費の内容や目的、支払い期限などの詳細を記述し、正確な金額と証憑の提出を求めることが重要です。
また、承認者に対して感謝の意を述べましょう。
4. 「新規プロジェクトの立ち上げに関する決裁をお願いします」
書き方のポイント解説：
この例文では、新規プロジェクトの承認を要求します。
本文では、プロジェクトの目的や内容、予定されるスケジュール、必要なリソースやメンバーなどを具体的に説明し、立ち上げの必要性と利益を説得力を持って主張します。
また、承認者に対してプロジェクトへの協力とサポートを求めることも考慮しましょう。
5. 「役職昇進のための推薦状の承認をお願いします」
書き方のポイント解説：
この例文では、推薦状の承認を要求します。
本文では、推薦される人物の業績や能力、役職昇進の理由を具体的に説明し、承認の重要性と効果を説得力を持って主張します。
また、承認者に対して自身の信念やサポートの意志を示すことも有効です。
決裁書の例文について：まとめ決裁書は、組織内で重要な意思決定を行うための文書です。
本文では、決裁書の書き方の基本や重要なポイントについて詳しく解説しました。
まず、決裁書の基本的な構成について学びました。
タイトルや発行日、宛先などの情報を明記し、本文では具体的な内容と理由を説明します。
また、適切な文体や文法を使用することも重要です。
次に、決裁書のポイントについて見ていきました。
明確な目的を持ち、適切な文言で表現することが求められます。
また、必要な情報を適切に整理して提示し、関係者が理解しやすいように配慮することも重要です。
さらに、決裁書の書き方のコツも紹介しました。
冗長な表現を避け、簡潔かつ直接的に伝えることが大切です。
また、文書の整合性を保ちながら、必要な情報を漏れなく記載することも重要です。
以上が、決裁書の例文についてのまとめです。
決裁書は重要な文書ですので、正確かつ明確な情報を提供することが求められます。
慎重に作成し、関係者がスムーズに意思決定を行えるように心掛けましょう。
