折り返しメールとは、受け取ったメールに対して返信する際に、返信元への返信も同時に行うことを指す言葉です。
つまり、メールのやり取りで返信を受けた際には、相手に対して返信するだけでなく、同じ内容で、返信元にも返信するということです。
折り返しメールを利用することで、受け取ったメールの送信元への感謝や連絡の意思を伝えることができます。
また、受信者が忘れられないように、自分のメールアドレスとサインを再度表示することもあります。
折り返しメールは、メールのマナーやビジネス文化の一環として大切な要素となっています。
次に詳しく折り返しメールの意味や使い方を紹介していきます。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「折り返しメール」の意味と使い方
意味
折り返しメールとは、受信したメールに対して返信をする際、相手に対する返信を行ったことを通知するために送信されるメールのことを指します。
使い方
折り返しメールは、日常的なビジネスや個人間のコミュニケーションにおいてよく使用されます。
以下は折り返しメールの使い方の例です。
1. ビジネスの場合： – 受信したメールに対して返信をする場合に、折り返しメールを使用して返信をする。
これにより、相手が返信を確認できるようになります。
– 折り返しメールには、元のメールの内容に対する返答や感謝の意を伝えるためのメッセージを含めることが一般的です。
2. 個人間のコミュニケーションの場合： – 受け取ったメールに対して、即座に返信を行うために折り返しメールを使用することがあります。
これにより、返信をする意思や受け取りを確認することができます。
– 折り返しメールには、元のメールに対する返答や感謝の気持ちを伝えるためのメッセージを含めることが一般的です。
折り返しメールは、返信の受け取りを確認するための効果的な手段であり、コミュニケーションの円滑化に役立ちます。
しかし、必要以上に折り返しメールを送信することは避けるべきであり、相手が必要な情報をすでに得ている場合には、追加の折り返しメールを送信する必要はありません。
折り返しメールの間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：
件名：重要なお知らせ本文：お世話になっています。
急ぎの件ですので、折り返しメールに返信してください。
解説：
「折り返しメールに返信する」という表現は間違っています。
正しくは「返信メールを返信する」と言います。
折り返しメールとは、相手からのメールに対して返信することを指す表現です。
この場合は、急ぎの件に対して返信をしてほしいという意味なので、返信メールを送る必要があります。
NG例文2：
件名：返信お願いします本文：お世話になっています。
本件についてご意見をいただきたく、折り返しメールいただければ幸いです。
解説：
「折り返しメールをいただく」という表現は間違っています。
正しくは「返信メールをいただく」と言います。
折り返しメールとは、相手からのメールに対して返信することを指す表現です。
この場合は、ご意見をメールで返信してほしいという意味なので、返信メールをいただきたいという表現が適切です。
NG例文3：
件名：お返事お待ちしてます本文：お世話になっております。
明日の朝までに折り返しメールにて回答お願いいたします。
解説：
「折り返しメールに回答する」という表現は間違っています。
正しくは「返信メールで回答する」と言います。
折り返しメールとは、相手からのメールに対して返信することを指す表現です。
この場合は、明日の朝までに回答をしてほしいという意味なので、返信メールで回答する必要があります。
例文1: 目的を明確に伝える
件名: お礼のメール本文: いつもお世話になっております。
先日の会議でのご協力、ありがとうございました。
今回のメールは、お礼の意を伝えるためにお送りしています。
書き方のポイント解説
目的を明確に伝えるためには、メールの件名や冒頭で具体的な目的を明示する必要があります。
この例文では、「お礼のメール」という件名で、冒頭でも「お礼の意を伝えるためにお送りしています」と明示しています。
例文2: 簡潔な言葉遣いをする
件名: 承知しました本文: ご質問いただき、承知しました。
回答を早急に準備し、後日ご連絡いたします。
書き方のポイント解説
簡潔で明瞭な言葉遣いをすることで、相手に伝わりやすくなります。
この例文では、「ご質問いただき、承知しました。
」「回答を早急に準備し、後日ご連絡いたします。
」と簡潔な表現を使っています。
例文3: 感謝の気持ちを表現する
件名: 協力のお礼本文: 先日のプロジェクトでのご協力、本当にありがとうございました。
おかげさまでスムーズな進行ができ、素晴らしい成果を収めることができました。
書き方のポイント解説
相手への感謝の気持ちを表現することで、良好なコミュニケーションを築くことができます。
この例文では、「先日のプロジェクトでのご協力、本当にありがとうございました。
」と具体的に感謝の意を表しています。
例文4: 返信期待を促す
件名: ご確認のお願い本文: 送付いただいた資料について、ご確認いただけましたでしょうか。
もし確認が完了しましたら、お手続きを進めるためにお知らせください。
書き方のポイント解説
返信を促す表現をすることで、相手が返信しやすくなります。
この例文では、「もし確認が完了しましたら、お手続きを進めるためにお知らせください。
」と返信を促すための文章を追加しています。
例文5: 返信が不要な場合の連絡
件名: 連絡事項のお知らせ本文: ご連絡いただいた件につきまして、確認が取れましたのでご報告いたします。
返信が不要な場合は、このメールを無視していただいて結構です。
書き方のポイント解説
返信が必要でない場合には、明確な連絡をすることが重要です。
この例文では、「返信が不要な場合は、このメールを無視していただいて結構です。
」と明確に返信の必要性がないことを伝えています。
折り返しメールの例文について：まとめ
折り返しメールの例文についてまとめると、以下のポイントが挙げられます。
1. 迅速な対応：折り返しメールは相手の問い合わせや依頼に対して、迅速に返信することが重要です。
相手がメールを送信した直後に返信できるよう、常にメールアカウントを確認しましょう。
2. 丁寧な表現：折り返しメールでは、相手に丁寧な言葉遣いで応対することが求められます。
感謝の気持ちや丁寧な敬語を使いながら、相手の問題を解決するための具体的な情報を提供しましょう。
3. 簡潔な内容：相手の問い合わせに対して、わかりやすく簡潔に返答することが大切です。
冗長な表現や詳細な説明は避け、要点を的確に伝えるよう心がけましょう。
また、適切な文体（フォーマルやカジュアル）を選ぶことも重要です。
4. 追加の情報提供：折り返しメールで提供する情報が不足している場合、追加の情報を提供することも適切です。
必要な情報を正確に伝え、相手が問題を解決できるようサポートしましょう。
以上が折り返しメールの例文についてのまとめです。
迅速で丁寧な対応、簡潔な内容、追加の情報提供などを心がけることで、相手と円滑なコミュニケーションを図ることができます。
