人々が働いている時には、さまざまな状況が発生することがあります。
その中には、退職を勧めるべき状況も含まれます。
では、そもそも「退職勧告通知書」とは一体どのようなものなのでしょうか？何を書くべきなのでしょうか？この記事では、「退職勧告通知書」の意味や使い方について詳しくご紹介します。
これにより、あなたが退職勧告通知書を書く際に役立つ情報を提供いたします。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「退職勧告通知書」の意味と使い方
意味
「退職勧告通知書」とは、従業員に対して退職を勧告するために使用される文書です。
この書類は、従業員が業務上の問題や行動上の不適切さなどの理由により、組織を離れることを促すために使われます。
退職勧告通知書は、労働法や労働倫理に基づいて作成されるべきであり、正当な理由に基づいたものでなければなりません。
使い方
退職勧告通知書は、以下のような場合に使用されます。
1. パフォーマンスの問題: 従業員の業績やパフォーマンスが組織の期待に応えていない場合、退職勧告通知書が利用されることがあります。
上司や人事部は、具体的な問題点や改善すべき点を指摘し、従業員に対して改善を促すためにこの文書を使用します。
例文：ご提出いただいたプロジェクトの成果物の品質が低く、納期遅延も頻発しています。
これらの問題を改善しない限り、組織との継続的な雇用関係は困難ですので、退職を検討してください。
2. 行動上の不適切さ: 従業員の行動が組織や他の従業員に対して影響を及ぼしている場合、退職勧告通知書が使用されることがあります。
例えば、パワーハラスメントや人間関係の悪化などが該当します。
この文書は、問題の根本原因を特定し、改善のために従業員に働きかけるために利用されます。
例文：他の従業員との関係が悪化しており、パワーハラスメントの疑いが指摘されています。
これらの行動は組織の連帯感を損ない、職場の雰囲気にも悪影響を及ぼしています。
改善しない場合、退職を考えてください。
退職勧告通知書は、離職を避けるために最後の手段として使用されることが多いです。
具体的な問題点を指摘し、従業員に改善を促すために利用されます。
ただし、この文書を作成する際には、労働法や労働倫理に基づき、公平かつ適切な対応を行うことが求められます。
退職勧告通知書の間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：退職勧告通知書の形式を無視して作成した例
お客様へお伺いいたす所、○○○○○部において、退職をお勧めいたします。
ほかの部署と比べて業績が悪いため、貴社にとってのベストな選択肢であると考えます。
よって、速やかな退職手続きをお願いいたします。
誤:お伺いいたす所、○○○○○部において、退職をお勧めいたします。
正:○○○○○部において、退職をお勧めいたします。
NG部分の解説
退職勧告通知書は、厳密な形式や社内の規定に従って作成する必要があります。
例文では、お客様へという宛先の記載がありますが、これは通常のビジネス文書では使用しない表現です。
また、ほかの部署と比べて業績が悪いため、貴社にとってのベストな選択肢であると考えますという理由の説明も不適切です。
退職勧告は、業績や組織の戦略に基づいて行われるべきであり、個別の部署と比較することはありません。
NG例文2：退職理由を不適切に表現した例
尊敬する○○様へあなたの業績は思っていたほどでもないですし、部署の雰囲気もあまり良くありません。
それに、同僚とのコミュニケーションもうまくいかないと感じています。
これらの理由から、退職を勧めます。
誤:あなたの業績は思っていたほどでもないですし、部署の雰囲気もあまり良くありません。
正:あなたの業績は思っていたほどでもないですし、部署の雰囲気もあまり良くありません。
退職を勧めます。
NG部分の解説
退職勧告通知書では、退職の理由を明確かつ客観的に述べる必要があります。
例文では、あなたの業績は思っていたほどでもないですし、部署の雰囲気もあまり良くありませんという具体的な理由が記載されていますが、これは個人的な感情や主観的な評価に基づいた表現です。
退職勧告は、業績や行動の具体的な不適切さを示すべきです。
NG例文3：適切な敬称や敬語を使用しない例
拝啓私はあなたの上司でありますが、あなたの仕事ぶりに満足していません。
もっと努力してほしいですし、もっと成果を上げて欲しいです。
ですので、退職を勧めます。
誤:私はあなたの上司でありますが、あなたの仕事ぶりに満足していません。
正:私はあなたの上司でありますが、あなたの仕事ぶりに満足していません。
退職を勧めます。
NG部分の解説
退職勧告通知書では、ビジネス文書の基本的なルールに従って敬称や敬語を使用する必要があります。
例文では、私はあなたの上司でありますがという表現がありますが、これは堅苦しい敬語表現ではなく、適切な敬称や敬語が用いられていません。
また、もっと努力してほしいですし、もっと成果を上げて欲しいですという表現も直接的で適切な表現ではありません。
退職勧告は、具体的な改善点や課題を示すべきです。
退職勧告通知書の5つの例文と書き方のポイント解説
例文1: 直接的な表現
ポイント解説:
退職勧告通知書では、明確かつ直接的な表現が必要です。
具体的な理由を述べ、対象者に退職を促す内容を明確に伝えることが重要です。
例文1は、「ご報告申し上げます。
調査結果により、あなたの業績に問題があることが確認されました。
このため、退職を強く勧めるものとします」という直接的な表現を使用しています。
例文2: 敬称と丁寧な表現
ポイント解説:
退職勧告通知書では、敬称を使用し、丁寧な表現を心掛けることが重要です。
対象者に対しても敬意を払いながら、退職を促す内容を伝えましょう。
例文2は、「尊敬する○○様、ご報告いたします。
貴殿の業績の不振が続いており、組織全体の円滑な運営に支障をきたしております。
このため、誠に申し訳ありませんが、退職をご検討いただきたく存じます」という丁寧な表現と敬称を使用しています。
例文3: 強調表現の使用
ポイント解説:
退職勧告通知書では、退職を促すための強調表現を使用することで、対象者に重要性を伝えることができます。
具体的な業績や問題点に焦点を当て、強調する表現を取り入れましょう。
例文3は、「非常に残念ですが、あなたの業績は毎月減少しており、チームの信頼を損なっています。
このままでは組織にとっても大きな問題ですので、退職を強く促す次第となりました」という強調表現を使用しています。
例文4: 事実と具体性の示唆
ポイント解説:
退職勧告通知書では、具体的な事実と具体性を示すことが重要です。
退職を促す理由や背景について、客観的なデータや具体的な事実を示すことで、対象者に納得感を与えましょう。
例文4は、「報告を受けた実績データから、貴殿の業績が他のメンバーよりも明らかに低いことが確認できます。
このような状況では、組織全体の成果に悪影響を及ぼす可能性が高いため、退職を検討いただく必要があります」という具体性と事実を示唆する表現を使用しています。
例文5: サポートやアドバイスの提供
ポイント解説:
退職勧告通知書では、対象者に対してサポートやアドバイスを提供することも重要です。
退職を促すだけでなく、新たなキャリアの方向性や支援策を提示することで、対象者が将来の方向を考える手助けをしましょう。
例文5は、「退職を応じていただいた場合、キャリアアドバイザーと面談を行い、新たなキャリアの選択肢や支援策について確認していただけます。
私たちは、あなたの将来を全力で応援しますので、ご検討いただければ幸いです」というサポートとアドバイスの提供を示す表現を使用しています。
退職勧告通知書の例文について：まとめ
退職勧告通知書は、組織内での業績不振や問題行動があった場合、従業員に対して退職を促すための書面です。
具体的な理由や根拠を記載し、従業員に説明する重要な文書となります。
まず、退職勧告通知書の作成には、以下の項目が必要です。
まずは、日付や従業員の氏名などの基本情報を明記しましょう。
また、退職勧告の理由や根拠を具体的に記載することも重要です。
これにより、従業員に対して納得感を持ってもらうことができます。
文書の冒頭では、丁寧な挨拶や背景説明を行い、従業員に対する尊重と情報提供を行うことが求められます。
その後、退職勧告の本体部分へ移り、具体的な問題や改善すべき点を箇条書きで示すと分かりやすくなります。
退職勧告通知書では、従業員に対して改善策や再評価のチャンスを与えることも重要です。
具体的な支援策や指導内容を提案し、従業員に対するサポートを示すことで、改善の意欲を引き出すことができます。
最後に、文書の結尾では、従業員に対して一定期間内に回答を求める旨を伝え、対応についての連絡先を明記しましょう。
また、文書の作成者の署名や印鑑を忘れずに添えることも大切です。
退職勧告通知書は、組織内の問題解決や従業員の成長促進のための重要な手段です。
適切な例文を使用し、明確で具体的な内容を記載することで、従業員への説明と共感を引き出すことができます。
これにより、円滑なコミュニケーションを確保し、組織の成果や雰囲気の向上につなげることができます。
