メールは現代のコミュニケーション手段として、ビジネスやプライベートの世界で広く利用されています。
しかし、時にはメールの内容や表現方法が分かりづらくなり、相手に伝わりにくいこともあります。
そこで、「分かりやすいメール」の意味や使い方について詳しく紹介させていただきます。
分かりやすいメールとは、相手が迅速に内容を理解できるように、わかりやすい言葉遣いや文章構成を心がけることです。
具体的な使い方やポイントもお伝えし、効果的なメールの作成方法をご紹介いたします。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「分かりやすいメール」の意味と使い方
意味
「分かりやすいメール」とは、相手が迅速かつ正確に内容を理解しやすい形で情報を伝えることを目指したメールのことを指します。
具体的には、文章の構成や言葉の遣い方を工夫し、相手が困惑することなく返信や行動を取れるように配慮したメールのことを指します。
分かりやすいメールはコミュニケーションの円滑化につながり、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要なスキルとなります。
使い方
以下は「分かりやすいメール」を作成するためのいくつかのポイントです。
1. 目的を明確に伝える：メールの冒頭で、自分のメッセージの目的を明確に示しましょう。
具体的には、要件や目的、期限などを明確に記載して相手に伝えます。
2. 簡潔な文章を使用する：わかりやすいメールは長文よりも短く、簡潔な文章を使用することが重要です。
冗長な表現や専門用語は避け、分かりやすい言葉で表現するよう心がけましょう。
3. 整理された構成：メールの構造を整理し、順番に要点をまとめることで相手が情報を追いやすくなります。
箇条書きや段落に分けることで視覚的にも分かりやすくなります。
4. 丁寧な表現：メールの文体は、敬語や丁寧語を使用して相手に敬意を持って接することも大切です。
具体的な質問や依頼も明確に記載し、相手が返信しやすいように配慮しましょう。
5. 親切なフォローアップ：メールの最後に、相手が理解できたかどうかを確認するフレーズを追加することで、誤解や漏れがないかを確認しましょう。
フォローアップはコミュニケーションを円滑にする重要な手段です。
これらのポイントを意識して「分かりやすいメール」を作成することで、相手とのコミュニケーションをスムーズにし、効果的なビジネスコミュニケーションを行えるでしょう。
分かりやすいメールの間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1:
Subject: 明日の会議について本日はお忙しい中、メールを変わりばんこにして申し訳ありません。
明日の会議には出席できないので、報告書を作っておいてください。
お願いします。
NG部分の解説:
この例文では、抽象的な表現や不丁寧な表現が多く使われています。
まず、「メールを変わりばんこにして」は、正しくは「メールをお送りしまして」と丁寧な言い方をするべきです。
また、「報告書を作っておいてください」という表現では、具体的な要件や納期が伝わらないため、相手がどのような報告書を作り、いつまでに作るべきかを具体的に指示する必要があります。
NG例文2:
Dear Mr. Tanaka,I have received your email and I understand your request.I will send the report tomorrow.Thank you.
NG部分の解説:
この例文では、日本語のメールに多い「～さん」の敬称が使用されていません。
相手を尊敬する気持ちを表すためには、相手の名前に敬称を付けるべきです。
また、「I understand your request」という表現では、具体的に相手のリクエストや要求内容が理解できていることを伝えるべきです。
さらに、「I will send the report tomorrow」という表現では、報告書を明日送るということは伝わるものの、報告書の内容や形式については触れていないため、具体的な情報を伝えるべきです。
NG例文3:
件名: お願いメールありがとうございます。
報告書を見て、質問があります。
連絡お願いします。
NG部分の解説:
この例文では、件名が「お願い」という具体性のない表現になっています。
件名は相手にメールの内容を即座に理解してもらうために、具体的かつ明確な表現をするべきです。
また、「報告書を見て、質問があります」という表現では、具体的な質問内容が伝わっていないため、相手がどのような質問に回答すべきかを明確に示す必要があります。
分かりやすいメールの5つの例文と書き方のポイント解説
例文1: 問題の内容を明確に伝える
お疲れ様です。
先日の打ち合わせで話し合った件について、まだ解決できていない問題があります。
ポイント解説
メールの冒頭で、問題が未解決であることをはっきりと伝えることで、読み手にすぐに把握させることができます。
例文2: 結論を前置きする
お世話になっております。
先日のミーティングでの結論から、進めるべき方針をご報告いたします。
ポイント解説
メールの冒頭で結論を先に示すことで、読み手がメールの内容を迅速に把握できるようになります。
例文3: 文章を短くシンプルにする
こんにちは。
ブログの執筆依頼をいただいたので、執筆スケジュールについて連絡させていただきます。
ポイント解説
メール本文はできるだけ短く、シンプルでわかりやすい文言を使うことで、読み手に負担をかけずに伝えることができます。
例文4: 目的や要件を明確にする
お疲れ様です。
新しいプロジェクトの構想会議について、参加者を募集しています。
ポイント解説
メール本文で、会議の目的や参加者の募集に関する明確な情報を提供することで、読み手にメールの目的を理解させることができます。
例文5: 返信やアクションを促す
お世話になっております。
プロジェクトの進捗状況について、引き続きご報告ください。
ポイント解説
メールの終わりに、読み手に返信やアクションを促す文言を添えることで、迅速な対応を促すことができます。
メールはビジネスや日常生活で頻繁に使用されるコミュニケーションツールですが、分かりにくいメールを送ってしまうと、相手に誤解を生じさせたり、返信が遅れたりする可能性があります。
分かりやすいメールの例文を作成することは、円滑なコミュニケーションを確保するために重要です。
まず、分かりやすいメールを作成するためのポイントは、文章を簡潔で明確にすることです。
冗長な文や専門用語を避け、分かりやすい言葉で表現しましょう。
また、段落を使って情報を整理し、見やすいレイアウトにすることも大切です。
次に、メールの目的や要件を明確に伝えることも重要です。
必要な情報や依頼事項を具体的に記載し、相手が何をすべきかを明確に伝えることができれば、返信や対応がスムーズになります。
また、丁寧な言葉遣いや敬語を使うこともメールの分かりやすさにつながります。
相手に対する尊重や感謝の気持ちを伝えるために、適切な敬語を使用しましょう。
さらに、分かりやすいメールを作成するためには、冒頭でメールの主旨を明示することも重要です。
件名や最初の1、2文で、メールの趣旨や重要なポイントを端的に伝えましょう。
相手が一目で内容を把握できるようにすることが大切です。
以上が、分かりやすいメールの例文を作成するためのポイントです。
文章を簡潔で明確にし、目的や要件を明確に伝えること、丁寧な言葉遣いや敬語を使用すること、冒頭で主旨を明示することなどに注意すると、相手に分かりやすいメールを送ることができます。
円滑なコミュニケーションを実現するために、これらのポイントを意識してメールを作成しましょう。
