フォローコールとは、ビジネスやプライベートの両方でよく使われるコミュニケーション手法です。
この手法を使えば、話の続きを求めたり、アクションを促したりすることができます。
本記事では、フォローコールの具体的な意味や効果的な使い方について詳しくご紹介します。
効率的なコミュニケーションを実現したい方や、ビジネスでの成果を上げたい方にとって、フォローコールは非常に有用なツールです。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「フォローコール」の意味と使い方
意味
フォローコールは、ビジネスやプロフェッショナルなコミュニケーションの中で使用される用語です。
これは、電話やビデオ会議などのコミュニケーションツールを使用して、事前に行われた会議や打ち合わせの内容を確認し、共有することを指します。
フォローコールは、主に次のような場合に使用されます。
– 会議後の進行状況を報告するために、参加者全員が再び通話する場合- 会議や取引の内容に基づいて、後続のアクションや手続きを調整するために連絡を取り合う場合
使い方
以下は、フォローコールの使い方の例です。
1. 会議後の進行状況報告では、通話する前に以下のような準備を行うことが重要です。
– 会議で取り上げた事項のまとめを用意する – 進捗状況や課題などの重要なポイントを把握しておく2. フォローコールの際には、参加者全員が予定された時間に通話に参加する必要があります。
3. フォローコールの内容を効果的に共有するためには、以下の点に留意することが重要です。
– 会議での決定事項やアクションアイテムを明確に伝える – 進捗状況や課題などの重要な情報を共有する – 後続のスケジュールや予定の調整について議論する4. フォローコールの結果や共有された情報をもとに、必要なアクションを起こすことが求められます。
フォローコールの間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：
本文：先日の会議で、新しいプロジェクトの進捗報告を行いました。
その後、上司にフォローコールをしました。
NG部分の解説：
本来のフォローコールの意味は、相手に連絡をし、進捗状況や課題などを報告・確認することです。
しかし、この文の場合、フォローコールをする相手が上司であり、進捗報告をすでに行っていることが示されています。
上司への報告は既に行われているため、この場合は再度のフォローコールは不要です。
NG例文2：
本文：取引先との重要な商談があるため、フォローコールをしてアポイントを確認しました。
NG部分の解説：
フォローコールは、相手との連絡を取り合うために行うものですが、この文の場合はアポイントメント（面会や会議の予約）を確認するためのコールとして使用されています。
フォローコールは進捗報告や問題解決などのための連絡手段であり、アポイントメントを確認するためには適切ではありません。
適切な表現は「アポイントメントを取って確認しました」となります。
NG例文3：
本文：社内のプロジェクトメンバーと連絡を取るために、フォローコールを使いました。
NG部分の解説：
この文の場合、フォローコールを使って社内のプロジェクトメンバーと連絡を取ることを述べていますが、フォローコールは主に上司や取引先などとの連絡手段として使われます。
社内の場合、直接会って話す、メールやチャットを使うなどのコミュニケーション手段が一般的です。
フォローコールを使う必要はありません。
フォローコールの5つの例文と書き方のポイント解説
例文1: タイトルの確認
こんにちは、〇〇さん。
△△です。
先日のメールの件ですが、タイトルが〇〇のままでよろしいですか？
書き方のポイント解説
この例文では、確認の意思を示す「よろしいですか？」と丁寧な敬称「さん」を使用して、相手の意見を尊重しています。
さらに、具体的な内容である「先日のメールの件」と「タイトルが〇〇のまま」を明記しています。
例文2: 返信のお礼
〇〇さん、こんにちは。
△△です。
先ほどのメールを受け取りました。
早速のご返信、ありがとうございます。
書き方のポイント解説
この例文では、受け取ったメールに対して「早速のご返信、ありがとうございます」と感謝の気持ちを表しています。
また、自分の名前を明記して相手に認識してもらうことで、より親近感を持ってもらえる効果があります。
例文3: 内容の確認
〇〇さん、こんにちは。
△△です。
先日の打ち合わせの内容について、確認させていただけますか？
書き方のポイント解説
この例文では、「先日の打ち合わせの内容について」と具体的な内容を明示し、それに対して「確認させていただけますか？」と丁寧な表現で相手の意見を尊重しています。
このような確認の例文では、相手への思いやりが伝わります。
例文4: 進捗の報告
〇〇さん、こんにちは。
△△です。
先日お話ししたプロジェクトの進捗状況をお伝えいたします。
書き方のポイント解説
この例文は、前回の会話で触れた「プロジェクトの進捗状況」を報告するためのものです。
「お伝えいたします」という表現で、自分が相手に情報を提供する意志を示しています。
例文5: メールの返信依頼
〇〇さん、お世話になっております。
△△です。
先日お送りいただいた資料について、追加のご説明をいただけないでしょうか？
書き方のポイント解説
この例文では、「先日お送りいただいた資料について」と具体的な内容を提示し、それに対して追加の説明を依頼しています。
「お世話になっております」という挨拶で、相手に対する敬意を示しています。
フォローコールの例文について：まとめフォローコールは重要なビジネスコミュニケーションの一環であり、効果的な例文を使用することが成功のカギです。
本記事では、フォローコールの目的やタイミング、例文の作り方などについて詳しく説明しました。
フォローコールの目的は、顧客との関係構築やビジネスの成約率向上など様々ですが、重要なのは相手に対する一定の関心と尊重を示すことです。
例えば、顧客が購入手続きを始めた後、フォローコールをすることでサポートの提供や質問への回答などを行えます。
フォローコールのタイミングは、購入後や見積もりの提出後など具体的なアクションに関連しています。
また、適切なタイミングで行うことで、顧客が興味を持っている段階でのアプローチが可能です。
例えば、見積もりの提出後にフォローコールをすることで、顧客の質問や不安を解消し、成約へと繋げることができます。
例文の作り方は、具体的な目的やタイミングに応じて異なりますが、基本的には以下のポイントに注意すると良いでしょう。
まずは、丁寧な挨拶から始め、目的やタイミングを明確に伝えます。
次に、相手の興味や関心に対応した内容を伝えることが重要です。
また、具体的な提案やアクションの案内も行い、相手にとって有益な情報を提供します。
以上がフォローコールの例文についてのまとめです。
正確な情報や丁寧な表現を使うことで、相手との信頼関係を築きながら目的を達成することができます。
ぜひ、これらのポイントを参考にして、効果的なフォローコール例文を作成してみてください。
