電話をかけたいけれど、相手が不在の場合、どのように伝えるべきでしょうか？心配しないでください。
今回は、それについて詳しく紹介させて頂きます。
まずは、相手が不在であることを伝える際に使える表現をご紹介いたします。
例えば、「相手が離席中です」と伝えたい場合、以下のような表現があります。
・I’m sorry, but the person you are trying to reach is currently away from their desk.・I’m sorry, but the person you are calling is currently unavailable.・I’m sorry, but the person you are trying to reach is not available at the moment.これらの表現を使うことで、相手に丁寧に不在であることを伝えることができます。
また、相手が不在であることを伝える際には、その後の対応についてもお伝えすると良いでしょう。
例えば、「折り返し電話をする」と言ったり、「後で再度お電話する」と言ったりすることが一般的です。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
電話
1. 不在の言い方：留守番メッセージを残す
相手が不在の場合、留守番メッセージを残すことで連絡を伝えることができます。
例文：「もしもし、○○さんのところにお電話している○○ですが、ただいま不在のようですね。
用件は○○の件でしたが、詳細は後ほどメールでお伝えします。
折り返しのご連絡をお待ちしております。
ありがとうございました」
2. 不在の言い方：再度連絡を求める
相手の不在が続く場合、再度連絡を求めることも一つの方法です。
例文：「もしもし、○○さんのところにお電話している○○ですが、またもや不在ですね。
用件は○○の件ですが、お手数ですが折り返しのご連絡をお願いします。
お忙しいのかもしれませんが、よろしくお願いいたします」
3. 不在の言い方：都合の良い時間を再確認する
相手の都合が合わなかった場合、都合の良い時間を再確認することでスムーズな連絡を図ることができます。
例文：「もしもし、○○さんのところにお電話している○○ですが、残念ながら不在ですね。
用件は○○の件ですが、都合が合わないようでしたら、改めて連絡いたしますので、お手数ですが都合の良い時間を教えていただけますか？お忙しい中、お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
4. 不在の言い方：代理で連絡を求める
相手が不在の場合、代理で連絡をすることも一つの方法です。
例文：「もしもし、○○さんのところにお電話している○○ですが、おそらく不在のようでしたので、連絡事項がありましたので代理でお伝えいただければと思います。
お手数ですが、お知らせしていただきたい点がありますので、お願いいたします。
よろしくお願いいたします」
5. 不在の言い方：電話ではなくメールで連絡を求める
相手が不在で連絡が難しい場合、電話ではなくメールで連絡をすることも考えられます。
例文：「もしもし、○○さんのところにお電話している○○ですが、都合により電話が繋がらないようですね。
用件は○○の件ですので、お手数ですがメールでお伝えいただけますでしょうか？返信をお待ちしております。
ありがとうございました」
電話
電話に出ない理由をやんわり伝える
電話に出ない理由を伝える際、相手の気持ちを考慮し、やんわりと伝えることが重要です。
例えば、仕事中や会議中は、電話に出られないことがあります。
このような場合、以下のような言い回しを使うことができます。
- 申し訳ありませんが、現在仕事中のため電話に出られません。
- 恐れ入りますが、今は会議中で電話に出ることができません。
- 申し訳ございませんが、ちょうど忙しい時間帯で電話に出られない状況です。
これらの表現は、相手に対して丁寧さと理解を示し、自分が忙しいことをきちんと伝えることができます。
電話に出られず謝罪する際の言い回し
電話に出られずに謝罪する際も、相手の気持ちを考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例えば、以下のような表現を使うことができます。
- 申し訳ありませんが、電話に出られずごめんなさい。
- お電話いただきましたが、誠に申し訳ございませんが、その場にいられず、折り返しご連絡差し上げます。
- 大変申し訳ございませんが、今は電話に出られない状況にあります。
後ほどお返事させていただきますので、お待ちいただけますでしょうか。
これらの表現は、相手に対して謝罪の気持ちを示し、迅速な対応を約束することができます。
予定が詰まっている際の電話対応
予定が詰まっている場合でも、相手に対して丁寧な対応を心がけることが大切です。
以下のような言い回しを使って、予定が詰まっている旨を伝えることができます。
- 申し訳ございませんが、今は予定が詰まっていて電話に出られないんです。
- お電話いただきましてありがとうございます。
ただいま他の予定がありまして、電話に出ることができません。
- 大変申し訳ございませんが、予定が重なってしまい、電話に出る状況にないです。
これらの表現は、予定が詰まっていることを伝えつつも、相手に対して感謝の気持ちを示すことができます。
まとめ：「電話」の不在の言い方
「電話」の不在時には、以下のような表現を使うことができます。
1. 「ご不在のようです」例：お電話をいただいたのですが、ご不在のようです。
2. 「お電話をいただいた旨、伝えます」例：お電話をいただいた旨、伝えますので、後ほど折り返しお電話いただけますでしょうか。
3. 「折り返しのご連絡をお願いします」例：申し訳ありませんが、お取り扱い中のため、折り返しのご連絡をお願いします。
4. 「お名前と用件を伺えますか？」例：お名前と用件を伺えますか？後ほど担当者が折り返しお電話いたします。
5. 「お急ぎの場合は、メールでもご連絡ください」例：お急ぎの場合は、メールでもご連絡ください。
迅速に対応いたします。
以上が、「電話」の不在時に使える表現です。
相手に丁寧にご連絡をいただくことを伝えつつ、お伝えすると良いでしょう。
