電話の取り次ぎの言い方とは？そこで大切なのは、相手を不安にさせず、スムーズに話を進めることです。
例えば、電話がかかってきた時には、「お電話ありがとうございます。
○○部の△△と申します。
どのようなご用件でしょうか？」と丁寧に挨拶し、相手に自分の所属部署や名前を明確に伝えることが重要です。
また、相手の話をしっかりと聞き、メモを取りながら丁寧に対応することもポイントです。
また、必要な情報を確認する際には、相手に「少々お待ちください」と伝えてから確認することで、相手に安心感を与えることができます。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
電話の取り次ぎの言い方の例文と解説
1. 電話を取り次ぐときの基本的なフレーズ
電話を取り次ぐ時に使える基本的なフレーズをご紹介します。
まず最初に、電話に出る時の挨拶から始めましょう。
「お電話ありがとうございます」と丁寧に言い、相手に気持ち良く話を進めてもらいます。
その後は、相手がご用件を伝えるまで静かに待ちましょう。
相手の話が終わったら、「承知しました。
お待ちください」と返答し、お客様の要望や質問を促します。
分からないことがあったら、「少々お待ちください。
確認してまいります」と言って一時的に保留することも大切です。
電話の取り次ぎは、相手の話をしっかりと聞くことが重要なので、注意して対応しましょう。
2. 問題解決に向けたフレーズ
電話でお問い合わせやクレームがある場合、問題解決に向けたフレーズを使用することが求められます。
相手の問題点を確認するために、「具体的にどのような問題が発生しましたか？」と尋ねることができます。
相手が要求や要望を言ってきた場合は、「できる限り対応いたします」と返答し、お客様の満足度を高めるよう努力しましょう。
「申し訳ありませんが、今調査している最中ですので、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」とお客様に了承をお願いするフレーズも有効です。
問題解決に向けて、迅速かつ誠実な対応を心掛けましょう。
3. メッセージの取り次ぎ
電話でメッセージを伝える場合は、的確に内容を伝えることが求められます。
まずは、相手の名前と電話番号を確認し、「○○様からお電話です」と伝えましょう。
次に、メッセージの要点を簡潔にまとめて伝えます。
「お電話をいただきました。
お名前とご用件をお伺いできますでしょうか？」と丁寧にお尋ねください。
相手がメッセージを伝えた場合は、「承知しました。
追って連絡させていただきます。
どうもありがとうございました」と返答します。
電話の取り次ぎでメッセージを伝える際は、正確性と丁寧さが求められるため、注意しましょう。
「電話」の取り次ぎの言い方の注意点と例文
電話を取り次ぐ時の基本的なマナー
電話を取り次ぐ際には、基本的なマナーを守ることが重要です。
相手が話しやすく、円滑なコミュニケーションを図るためには、以下のポイントに留意しましょう。
1. 丁寧な挨拶をすること 電話を取った瞬間から、「はい、ご用件をお伺いいたします」といった丁寧な挨拶をすることが大切です。
相手にとっても気持ちのよい対応が求められます。
2. 自己紹介をすること 電話を取り次ぐ際は、自己紹介をして相手に自分の名前と所属部署を伝えるようにしましょう。
これにより、信頼感を生み出し、スムーズなコミュニケーションを築くことができます。
3. 相手の話を途切れさせずに聞くこと 相手が話している最中に話を途切れさせることは避けましょう。
丁寧に相手の話を聞きながら、必要な情報を把握することが大切です。
適宜、相づちや共感の言葉を交えながら、積極的に受け答えしましょう。
電話の取り次ぎで注意すべきポイント
電話を取り次ぐ際には、相手に対して誤解を招かないように特に注意が必要です。
以下のポイントに留意して、誤った伝達や解釈を避けましょう。
1. はっきりと声を出すこと 電話は声だけでのコミュニケーションですので、はっきりと声を出すことが重要です。
相手に聞き取りやすいように、口齧りや声のトーンに気を配りましょう。
2. 聞き取りにくい言葉や専門用語を避けること 電話の取り次ぎでは、相手が聞き取りやすい言葉を使用することが求められます。
専門用語や聞き取りにくい言葉は避け、わかりやすい表現を心がけましょう。
3. メモを取りながら対応すること 電話の取り次ぎの際は、重要な情報をメモを取りながら対応することが重要です。
相手からの依頼や要望を的確に把握するためにも、情報の漏れがないように注意しましょう。
電話の取り次ぎの例文
以下は、電話を取り次ぐ際の例文です。
一例として参考にしてください。
1. 「はい、〇〇会社の〇〇と申します。
ご用件をお伺いいたします。
」2. 「もしもし、こちらは〇〇部の〇〇です。
お電話いただきありがとうございます。
」3. 「お待たせしました。
〇〇課の〇〇です。
どのようなご用件でしょうか？」4. 「はい、こちらは〇〇事務所です。
お電話をいただきありがとうございます。
お力になれることがあれば、おっしゃってください。
」5. 「もしもし、〇〇株式会社の〇〇と申します。
お忙しい中、お電話いただきありがとうございます。
どのようなことでお困りですか？」これらの例文を参考にして、相手がわかりやすいコミュニケーションを実現しましょう。
まとめ：「電話」の取り次ぎの言い方
電話を取り次ぐときは、相手の要望を明確に理解し、丁寧な応対を心掛けることが大切です。
声のトーンや表現を使って、相手に安心感を与えるよう努めましょう。
まず、電話に出るときは、「はい、○○(会社名)でございます」と自己紹介しましょう。
その後、相手の名前や件名を確認するために、丁寧に「お名前とお電話の用件を教えていただけますか」とお伝えください。
相手の話を聞く時は、声をはっきりと出して「はい、どのようなことでしょうか」と伝えましょう。
相手が話し終えるまで、集中して耳を傾けることが大切です。
また、必要な情報を正確に把握するために、「もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と伝えることもあります。
相手の要望や問題を理解したら、具体的な対応方法を提案しましょう。
「お待ちいただくこともできますし、折り返しの電話を差し上げることもできます」とオプションを提示し、相手に選択肢を与えましょう。
最後に、電話を終わる際は、相手の意見を尊重することを忘れずに「ご意見はしっかりと受け止めました。
ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えましょう。
大事なポイントは、相手に対して礼儀正しく接することです。
相手が気持ちよく電話を終えられるよう、的確な応対を心掛けましょう。
