上申書の書き方について、皆さんはご存知でしょうか？上申書は、重要な意見や提案を上司や上位の管理者に伝えるための書類です。
正確で明確な情報を記載することで、自分の意見や提案を効果的に伝えることができます。
しかし、上申書の書き方にはルールやポイントがあります。
本記事では、上申書の書き方の意味や使い方について詳しく紹介します。
上手な上申書の書き方を学び、自分の意見や提案をしっかりと伝えましょう。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「上申書の書き方」の意味と使い方
意味
上申書の書き方とは、組織や上位者に意見や提案を行うための文書を作成する方法を指します。
上申書は、重要な意見や要望を正式に伝える手段であり、組織内で意思決定や問題解決を行う際に重要な役割を果たします。
使い方
上申書の書き方には次のようなポイントがあります：1.明確な目的を設定すること：上申書を作成する前に、何を伝えたいのか、どのような結果を期待しているのかを明確にすることが重要です。
2.適切な形式を選ぶこと：上申書の形式は、組織や上位者のルールに合わせる必要があります。
一般的には、件名、概要、問題点の説明、提案内容、根拠や理由、結論など、特定の項目を含むことが求められます。
3.的確な情報を提供すること：上申書では、的確な情報を提供することが求められます。
具体的な事実や数値、関連する背景情報などを提供し、説得力のある内容を作成することが重要です。
4.明瞭な表現を使うこと：上申書では、分かりやすい言葉遣いや文体を使用することが大切です。
専門用語や専門的な表現は避け、できるだけ明瞭で理解しやすい表現を心がけましょう。
5.文書の形式に注意すること：上申書は公式の文書として扱われることが多いため、文章の構成や表現、文法の確認を行い、誤字や脱字がないことを確認しましょう。
上申書の書き方をマスターすることで、自分の意見や提案を効果的に伝え、より良い組織の運営に貢献することができます。
適切な情報の提供と明瞭な表現を心がけながら、上申書を作成することをお勧めします。
上申書の書き方の間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：
上申書に書かれている内容が不明瞭で、読み手に伝わりにくい。
NG部分の解説：
「内容が不明瞭で」という表現は適切ですが、「読み手に伝わりにくい」という表現は不適切です。
適切な表現は「読み手に理解しにくい」となります。
NG例文2：
上申書には必要な根拠やデータが一切記載されていない。
NG部分の解説：
「必要な根拠やデータが一切記載されていない」という表現は適切ですが、文の冒頭に「上申書には」という表現が不要です。
適切な表現は「根拠やデータが一切記載されていない」となります。
NG例文3：
上申書のフォーマットに適切に沿っていないことから、説得力に欠ける。
NG部分の解説：
「上申書のフォーマットに適切に沿っていないことから」という表現は適切ですが、「説得力に欠ける」という表現は不適切です。
適切な表現は「説得力を欠いている」となります。
上申書の書き方の5つの例文と書き方のポイント解説
例文1: 会議室の利用申請書
申請者は、〇〇部の〇〇さんです。
会議室の利用目的は、新商品のプレゼンテーションです。
利用日時は、〇〇月〇〇日の午後2時から3時までです。
書き方のポイント解説
上申書では、まず申請者の情報を明記し、その後に利用目的や利用日時などの具体的な情報を記載します。
特に利用目的は明確に説明することが重要です。
例文2: 予算増額の申請書
予算担当者への上申書です。
〇〇部の〇〇プロジェクトについて、予算増額の申請をします。
現在の予算ではプロジェクトの推進が困難なため、増額をお願いします。
書き方のポイント解説
増額の申請では、まず対象プロジェクトの情報を明記し、なぜ増額が必要なのか具体的に説明します。
また、現在の予算ではどのような問題が発生するのかも明確に伝える必要があります。
例文3: 人事異動の申請書
〇〇部長宛の上申書です。
社員の〇〇さんの人事異動を申請します。
異動先は〇〇課で、異動日は〇〇月〇〇日です。
書き方のポイント解説
人事異動の申請書では、まず宛先となる部長の情報を明記し、異動する社員の情報、異動先の部署や異動日などの具体的な情報を記載します。
例文4: 出張の承認申請書
上司宛の上申書です。
国内出張の承認を申請します。
出張先は〇〇市で、出張期間は〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までです。
書き方のポイント解説
出張の承認申請書では、まず宛先となる上司の情報を明記し、出張する場所や期間などの具体的な情報を記載します。
また、出張の目的や必要性なども説明することが重要です。
例文5: 新商品の販売促進策の提案書
販売部長宛の上申書です。
新商品の販売促進策を提案します。
具体的な提案内容として、SNS広告の拡大やイベントの開催などを考えています。
書き方のポイント解説
提案書では、まず宛先となる部長の情報を明記し、提案する内容や具体的な施策を記載します。
また、なぜその提案が必要なのか、どのような効果が期待できるのかも説明することが重要です。
上申書の書き方の例文についてのまとめです。
上申書は重要な文書であり、正確かつ効果的に書くことが求められます。
まず、上申書の書き出しでは、明確で要点を押さえた内容を指示や要望としてまとめることが重要です。
また、背景や目的を簡潔に説明し、問題点や解決策についても具体的に述べる必要があります。
本文では、事実とデータを基にして問題点を明確化し、解決策や提案内容を具体的に説明することが重要です。
言葉遣いは明確で分かりやすく、冗漫な表現や感情的な表現は避けるべきです。
また、他の関係者からの意見や承認が必要な場合は、それらを明確に示し、根拠や説得力を持たせることも重要です。
まとめの部分では、全体を簡潔な文章でまとめることが求められます。
重要なポイントや結論を強調し、読み手が内容をおさらいしやすくする役割があります。
また、上申書には明確なアクションプランや期日を示すことも重要であり、最後に必要な連絡先や署名欄を忘れずに記載することも大切です。
上申書の書き方は経験と熟練を必要とする部分もありますが、この例文とまとめのガイドラインを参考にすることで、より効果的な上申書を作成することができます。
