内定通知書は、就職活動中の多くの人にとって待ち望まれるものです。
この文書は、採用企業から内定を受け取ったことを正式に通知するものであり、大きな喜びや安心感を与えてくれます。
内定通知書には、採用のお祝いや内定者への詳細な情報が記載されており、新たな人生の一歩を踏み出すための重要な手続きとなります。
しかし、内定通知書の意味や使い方について知らない方も少なくありません。
そこで、この記事では内定通知書の基本的な内容や送付のタイミング、注意すべきポイントなどを詳しく紹介していきます。
内定通知書に関する情報を網羅的に知りたい方は、ぜひご一読ください。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「内定通知書」の意味と使い方
意味：
「内定通知書」とは、企業や組織から求職者へ採用内定の通知を行う書面のことです。
内定通知書は、選考プロセスを経て採用が決定した人に対して送られ、採用条件や入社日、給与などの詳細が記載されています。
内定通知書は、応募者が受けた内定を正式に受け入れるかどうかを確認するためにも使用されます。
使い方：
内定通知書は、採用を内定した求職者に対して送付されます。
以下は、内定通知書の一般的な使い方の例です。
1. 内定の連絡応募者への連絡：採用が決定した応募者に対し、内定の連絡を行うために内定通知書が使用されます。
通知書には、採用条件や待遇についての情報が記載され、求職者が内定を受け入れるかどうかを確認するために必要な情報を提供します。
2. 入社手続きの案内：内定通知書には、入社手続きの詳細が含まれています。
求職者は、内定を受け入れた場合に必要な手続きや書類を提出するために、内定通知書に記載された指示に従う必要があります。
3. 受け入れ確認の依頼：内定通知書は、求職者が内定を受け入れるかどうかを確認するための手段としても使用されます。
求職者は、内定通知書の受け取りを確認し、内定を受け入れる意思を示すために、所定の期限内に返信する必要があります。
内定通知書は、求職者と企業との間での重要なコミュニケーション手段です。
正確で明確な情報を提供し、円滑な採用プロセスの手続きをサポートする役割を果たしています。
NG例文1: 間違った日付の記載
おめでとうございます。
このたび、弊社からの内定通知をお送りいたします。
以下に間違った日付でお送りいたしますので、ご確認の程よろしくお願いいたします。
NG部分の解説:
内定通知書には正確な日付を記載する必要があります。
間違った日付を記載してしまうと、受け取った側が混乱する可能性があります。
日付の確認を怠らないようにしましょう。
NG例文2: 形式的すぎる言葉遣い
尊敬するA様へこの度、A社にて行いますB職の内定をお知らせ致します。
弊社にて採用させていただけることを心より感謝しております。
なお、この内定通知につきましては、ご返信の必要はありません。
NG部分の解説:
内定通知書は、受け取る人にとって喜びとなるべきものです。
形式的な言葉遣いや堅苦しい表現は、受け取る方の気持ちをそぐ可能性があります。
できるだけ明るく、親しみやすい言葉遣いを心がけましょう。
NG例文3: 不明確な業務内容の記載
このたび、貴社において、弊社のC職の内定をいただくことになりました。
お世話になりますので、夏期の業務にご参加いただきますようお願いいたします。
NG部分の解説:
内定通知書には、具体的かつ明確な業務内容を記載する必要があります。
受け取った方がどのような業務に携わるのかを把握できるようにすることが重要です。
不明確な記載は受け取る方に不安を与える可能性がありますので、注意しましょう。
文例１：
例文：内定通知書
書き方のポイント解説：
内定通知書は、企業から学生や求職者に対して内定を伝える重要な文書です。
以下は内定通知書の一般的な書き方のポイントです。
1. 丁寧な挨拶と感謝の表現を用いる：まずは文書の冒頭で学生や求職者に対して丁寧な挨拶をし、応募への感謝の意を示します。
2. 内定の内容を明確に伝える：内定通知書では、内定の条件や内容を明確に伝える必要があります。
具体的な職種、入社日、待遇などについて記載しましょう。
3. 社風や企業理念を説明する：内定通知書の中で、企業の社風や理念について説明することで、学生や求職者に企業の魅力をアピールしましょう。
4. 感謝の意を再度表す：最後に、学生や求職者への感謝の意を再度述べ、今後の連絡や手続きについて案内しましょう。
文例２：
例文：内定通知書（シンプルな書き方）
書き方のポイント解説：
内定通知書は必ずしも形式的である必要はありません。
以下はシンプルにまとめた内定通知書の書き方のポイントです。
1. 簡潔な表現を心掛ける：シンプルな内定通知書では、簡潔な表現を使用し、わかりやすく伝えることが重要です。
2. 内定の条件を明確に伝える：内定通知書の目的は内定の内容を伝えることなので、明確に職種、待遇、入社日を記載しましょう。
3. 署名や連絡先を追記する：最後に、担当者の署名や企業の連絡先を記載し、学生や求職者が質問や連絡を取りやすいようにしましょう。
文例３：
例文：内定通知書（自己紹介を含む書き方）
書き方のポイント解説：
内定通知書に自己紹介を含めることで、学生や求職者との関係をより深めることができます。
以下は自己紹介を含む内定通知書の書き方のポイントです。
1. 自己紹介の目的を明確にする：内定通知書に自己紹介を含める場合、目的を明確にし、自己のスキルや経験、意欲などをアピールしましょう。
2. 内定の条件を明確に伝える：内定通知書の本来の目的である内定の内容についても、明確に伝えることを忘れずに行いましょう。
3. 学生や求職者への期待を述べる：自己紹介の一環として、学生や求職者への期待や楽しみなども述べ、関係を深めるようにしましょう。
4. 追加の連絡や手続きについて案内する：内定通知書の最後には、追加の連絡や手続きがある場合についても、明確に案内しましょう。
文例４：
例文：内定通知メール
書き方のポイント解説：
内定通知メールは、近年ではより一般的な手段となっています。
以下は内定通知メールの書き方のポイントです。
1. タイトルに明確な表現を使う：内定通知メールのタイトルには、内定の旨を明確に伝える表現を使用しましょう。
2. メールの冒頭で挨拶をする：メールの冒頭では、学生や求職者に向けて丁寧な挨拶をしましょう。
3. 内定の条件を箇条書きでまとめる：内定通知メールでは、内定の条件や内容を箇条書きでまとめることで、わかりやすく伝えましょう。
4. 社風や企業理念のリンクを添付する：企業の魅力をアピールするために、社風や企業理念のリンクを添付すると良いでしょう。
5. 追加の連絡や手続きについて案内する：最後に、追加の連絡や手続きがある場合には、明確に案内しましょう。
文例５：
例文：内定電話
書き方のポイント解説：
内定通知はメールだけでなく、電話で行われることもあります。
以下は内定電話の書き方のポイントです。
1. 直接電話で内定を伝える：内定電話では、直接電話で内定を伝えるため、あいさつや挨拶の準備をしましょう。
2. 話を分かりやすく進める：内定の内容を分かりやすく伝えるために、話を整理し、詳細な職種や待遇を伝えましょう。
3. 学生や求職者の反応を確認する：内定電話では、学生や求職者の反応を確認し、質問や不安な点に対応することも重要です。
4. 電話の終わりに確認事項を伝える：内定電話の終わりには、入社手続きや連絡についての確認事項も伝えましょう。
内定通知書の例文について：まとめ
内定通知書は、企業から求職者に対して採用内定を伝える重要な文書です。
本文では、内定のお祝いの言葉や業務開始日などの詳細を明記し、相手に喜びと安心感を与えることが求められます。
また、丁寧な表現や共感の言葉を用いることで、求職者との関係を築くことも重要です。
内定通知書の例文は、一般的には以下のような構成があります。
まず、挨拶や感謝の言葉で始め、内定の決定を伝えます。
その後、業務開始日や報酬についての詳細を記載し、勤務条件や福利厚生についても説明します。
最後に、再度採用決定の喜びを伝え、入社準備などの次のステップについて案内するのが一般的です。
内定通知書の例文を作成する際には、以下のポイントに注意することが大切です。
まずは、採用内定のお祝いの言葉や相手の努力への感謝の気持ちを伝えることです。
また、具体的な業務開始日や報酬の詳細を明確にすることで、求職者に安心感を与えることができます。
さらに、丁寧な表現や共感の言葉を用いることで、求職者との関係を良好にすることができます。
内定通知書は、企業のイメージや採用ブランドにも影響を及ぼす重要な文書です。
そのため、文面の内容や表現には細心の注意が必要です。
また、個々の求職者に合わせたカスタマイズも行うことが望ましいです。
内定通知書は、採用プロセスの最終段階であり、求職者との良好な関係を築くための一石となる大切なツールです。
