会議延期のお知らせとは、重要な会議の開催予定が変更されたことを周知するためのメッセージです。
会議の延期は、予定された会議日時が変更されることを意味します。
通常、会議が延期される理由には、予定に変更があったため、重要な参加者の都合がつかなかったため、または急な状況変化があったためなどがあります。
会議延期のお知らせでは、新しい会議の日程が報告されることが一般的です。
このメッセージは、関係者が適切な対応を取るために重要な情報を提供する役割を果たします。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「会議延期のお知らせ」の意味と使い方
意味
「会議延期のお知らせ」とは、予定されていた会議の日程や時間が変更され、それを参加者に通知することを意味します。
通常、予定された会議が当初の予定通りに開催できない場合や、参加者間での都合が合わなくなった場合に利用されます。
使い方
以下は「会議延期のお知らせ」の使い方の例です。
1. メールでのお知らせ:件名: 会議延期のお知らせ本文: 皆様へいつもお世話になっております。
この度、予定されていました「〇〇部会」の会議を延期させていただくことになりましたので、お知らせいたします。
延期の理由は、参加者の都合が合わなくなったためです。
新しい開催日時については下記の通りとなっております。
日程: ○月○日 (月)時間: 午後2時から4時まで場所: 〇〇会議室急な変更となりましたことをお詫び申し上げます。
何かご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
お忙しい中恐れ入りますが、ご出席いただけますようお願い申し上げます。
2. 電話でのお知らせ:担当者: 受付のAさん電話番号: 012-345-6789Aさん: 〇〇会社、受付のAさんです。
お忙しいところ恐れ入りますが、予定されていました「〇〇会議」についてお知らせがございます。
参加者の都合が合わなくなりまして、会議の日程を延期させていただくことになりました。
新しい開催日時は下記の通りです。
日程: ○月○日 (木)時間: 午前11時から1時まで場所: 〇〇会議室急な変更となり、お手数をお掛けしますが、ご確認いただけますでしょうか。
Aさん: ご不明な点がありましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。
どうぞ宜しくお願い致します。
会議延期のお知らせの間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：会議を遅延します
NG部分の解説
この例文では、「延期」を「遅延」と誤って使っています。
「遅延」は時間の遅れを意味する言葉であり、会議の延期を表す適切な表現ではありません。
NG例文2：会議を中止いたします
NG部分の解説
この例文では、「延期」を「中止」と誤って使っています。
「中止」は会議が完全に中止されることを意味する言葉であり、会議の延期を表す適切な表現ではありません。
NG例文3：会議を後ろに延ばします
NG部分の解説
この例文では、「延期」を「後ろに延ばす」と表現しています。
「後ろに延ばす」は日常会話で使われる表現ですが、公式な場で会議の延期を伝える際には適切ではありません。
会議延期のお知らせの5つの例文と書き方のポイント解説
例文1: フォーマルな言い回し
このたびは、急な事情により予定されていた会議を延期させていただくことになりました。
お手数をおかけしますが、新しい日程が決まり次第、改めてご連絡させていただきます。
書き方のポイント解説
呼びかけ：「このたびは」や「お手数をおかけしますが」などの丁寧な表現で始めることで、相手への敬意を示します。
理由の明示：「急な事情により予定されていた会議を延期させていただくことになりました」と具体的な理由を述べ、延期の必要性を説明します。
対応策の提示：「新しい日程が決まり次第、改めてご連絡させていただきます」と、新たな日程が確定次第連絡することを伝えます。
例文2: シンプルな言い回し
お知らせです。
予定されていた会議が延期となります。
新しい日程が決まり次第、連絡いたします。
書き方のポイント解説
シンプルな表現：簡潔かつ明快な言葉遣いで、直接的に会議が延期されたことと新しい日程が連絡されることを伝えます。
例文3: 謝罪の言葉を添える
誠に申し訳ございません。
予定されていた会議の延期をお知らせいたします。
新しい日程が確定次第、ご連絡差し上げます。
書き方のポイント解説
謝罪の表現：「誠に申し訳ございません」と謝罪の意を示すことで、相手に失礼な状況を理解していることを伝えます。
具体的な対応策：「新しい日程が確定次第、ご連絡差し上げます」と、新しい日程が確定したらすぐに連絡することを約束します。
例文4: 再スケジュールの理由を説明する
急な都合により、予定されていた会議を延期させていただくことになりました。
詳細な日程の調整や必要な準備を整えるため、お時間をいただくこと、ご理解いただければ幸いです。
書き方のポイント解説
事情の説明：「急な都合により」と具体的な理由を述べることで、延期の必要性を認識していることを伝えます。
対応策の説明：「詳細な日程の調整や必要な準備を整えるため、お時間をいただくこと」と延期の理由として具体的な理由を挙げます。
相手への願い：「ご理解いただければ幸いです」と相手に理解を求めることで、協力をお願いする姿勢を示します。
例文5: 移行方法の説明を加える
会議の延期のお知らせです。
参加者全員に新しい日程を調整していただくために、担当者から個別に連絡を差し上げますので、ご協力をお願いいたします。
書き方のポイント解説
詳細な案内：「参加者全員に新しい日程を調整していただくために、担当者から個別に連絡を差し上げます」と具体的な手順を説明し、全員の協力をお願いします。
個別連絡の概要：「担当者から個別に連絡を差し上げます」と具体的に誰が連絡をするかを明示し、迅速な対応を約束します。
協力のお願い：「ご協力をお願いいたします」と相手に協力を求める言葉を添えることで、スムーズな日程変更の実現を促します。
会議延期のお知らせの例文について：まとめ
会議延期のお知らせについては、タイトルにもある通り、適切な例文の作成が重要です。
以下では、会議延期のお知らせをまとめた文章のポイントについて説明します。
まず、重要な情報を明確に伝えることが必要です。
お知らせの目的は、参加者に会議の延期を知らせることなので、冒頭で明確にその旨を述べることが重要です。
適切な言葉遣いと丁寧な表現を使い、一目で伝わるようにしましょう。
次に、新しい日程を明示することが重要です。
会議が延期された場合、参加者は新しい日程を知る必要があります。
新しい日程を具体的に明示し、参加者がスケジュールの調整を行えるようにしましょう。
また、会議場所やオンライン会議のURLなども明確に伝えることを忘れずに。
さらに、申し訳の言葉や理由の説明を加えることも有効です。
会議の延期は予期せぬ事態や重要な理由によるものかもしれません。
参加者に対して申し訳ない気持ちや理由の説明を行うことで、理解と協力を得ることができます。
最後に、追加の注意事項や連絡先情報を含めることもおすすめです。
会議延期に関連する特別な指示や連絡先情報がある場合は、明確に伝えることで参加者の不安や疑問を解消できます。
以上が会議延期のお知らせの例文についてのまとめです。
重要な情報の明確な伝達や丁寧な表現、理由の説明、連絡先情報の提供などに注意しながら、参加者に正確かつ明確な情報を提供することが求められます。
必要な情報を的確に伝えることで、円滑なコミュニケーションと参加者の協力を得ることができます。
