アンケート返信メールとは、アンケートに対する回答をメールで返信する手段です。
ビジネスや学術の分野で広く利用されており、調査結果を効果的に活用するために欠かせない手段となっています。
アンケート返信メールを使うことで、回答者の意見やフィードバックを効率的に集めることができます。
しかし、アンケートの回答は単なる数字やデータではなく、それを分析し適切な対策を取る必要があります。
本記事では、アンケート返信メールの意味や使い方について詳しく紹介していきます。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「アンケート返信メール」の意味と使い方
意味
「アンケート返信メール」とは、アンケートを送信された相手がそれに対して返信するメールのことを指します。
アンケート調査の際に、回答者からのフィードバックや意見を収集するために使用されます。
使い方
アンケート返信メールは、以下のような内容や構成で作成されることが一般的です。
1. 件名アンケート返信メールの件名は、できるだけ具体的でわかりやすく記述します。
アンケートの目的や内容を簡潔に伝えることが重要です。
例：「XYZ社の商品に関するアンケートへのご協力のお願い」2. 挨拶メールの冒頭で相手を明確に指定し、丁寧な挨拶を行います。
アンケートを送信した企業名や担当者名を記載しましょう。
例：「拝啓、ABC株式会社の鈴木様」3. 目的の説明アンケートの目的や背景を簡潔に説明します。
受け取ったアンケートの内容に触れ、なぜそのアンケートを行っているのかを説明しましょう。
例：「弊社では、新商品の開発に向けた市場調査を実施しており、お客様の貴重なご意見をお聞かせいただきたく、このアンケートを作成いたしました。
」4. 質問への回答アンケートの各質問に対し、回答を述べます。
回答欄があらかじめ設けられている場合は、それに記入し、自由記述欄がある場合は具体的な意見や提案を述べるようにしましょう。
例：「Q1. 今回の新商品に関してのご意見をお聞かせください。
」「A1. 弊社の新商品は、操作が簡単で使いやすいと思いますが、価格が少し高いと感じました。
もう少しリーズナブルな価格になれば、購入意欲がアップすると思います。
」5. 結びの言葉アンケートへの回答に感謝の気持ちを述べ、結びの言葉を記載します。
また、回答の締め切りや個人情報の取り扱いについても明示しましょう。
例：「お忙しいところ、アンケートにご協力いただき、誠にありがとうございます。
回答期限は2022年5月31日までとなっております。
お手数ですが、ご回答いただけますようお願い申し上げます。
」6. 挨拶最後に改めて挨拶をし、自社の連絡先や問い合わせ先を記載します。
万が一、アンケートへの回答に問題がある場合や質問がある場合、それに対応するための連絡先を提供しましょう。
例：「最後になりますが、ご質問やお問い合わせがある場合は、下記の連絡先までご連絡ください。
」以上のような内容や構成で、「アンケート返信メール」を作成することができます。
相手への丁寧な対応と明確な回答を心掛け、アンケートの目的を達成することが重要です。
アンケート返信メールの間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1:
お世話になっております。
この度はアンケートにご協力いただき、ありがとうございました。
本日のランチのレビューをお願いいたします。
皆様からのご意見をお待ちしております。
NG部分の解説:
「本日のランチのレビューをお願いいたします」という表現は適切ではありません。
アンケートに協力いただいた方には、具体的な質問や項目に沿って回答をお願いするべきです。
「本日のランチのレビュー」という具体的な内容がなく、回答者はどのような情報を提供すればいいのかわかりません。
代わりに、例えば「食事の満足度についてご意見をお聞かせください」といった具体的な質問を用意すると良いでしょう。
NG例文2:
アンケートの調査結果をお送りいたします。
今回のアンケートは、商品の使用感についてお聞きしました。
多くの方からご意見をいただき、大変参考になりました。
ご協力ありがとうございました。
NG部分の解説:
「多くの方からご意見をいただき、大変参考になりました」という表現は適切ではありません。
なぜ参考になったのか、どのような結果が得られたのかを具体的に伝えることが重要です。
例えば、どのような改善点や優れた点が多くの回答者から挙げられたのかを明示すると良いでしょう。
具体的なコメントや結果を示すことで、回答者に対する感謝の気持ちを伝えるだけでなく、アンケートの意義や結果についても明確に伝えることができます。
NG例文3:
アンケートにご協力いただき、ありがとうございました。
回答いただいた結果をもとに、次回の改善に役立てさせていただきます。
今後もお客様の声を大切にし、サービスの向上に努めてまいります。
NG部分の解説:
「次回の改善に役立てさせていただきます」という表現は適切ではありません。
回答者は具体的な改善が行われることを期待していますので、改善の具体的な計画や取り組みについて伝えるべきです。
例えば、「ご意見を反映し、商品の品質向上やサービスの追加導入を検討してまいります」といった具体的なアクションプランを示すと良いでしょう。
回答者に対して、アンケート結果が真摯に受け止められていることを伝えるとともに、改善への取り組みを主体的に行っている姿勢を示しましょう。
例文1: アンケートへの参加を感謝するメール
いつも弊社の商品をご利用いただき、ありがとうございます。
先日ご参加いただいたアンケートについて、心よりお礼申し上げます。
書き方のポイント解説:
アンケートへの参加に感謝の気持ちを伝える。
商品利用へのお礼も含め、感謝の気持ちを具体的に示す。
例文2: アンケート結果へのフィードバック
ご協力いただき、ありがとうございました。
アンケート結果を分析しましたので、ご報告申し上げます。
書き方のポイント解説:
アンケートへの協力に感謝の気持ちを示すと同時に、結果を報告することで参加者にフィードバックを提供する。
例文3: アンケート結果の統計データの共有
アンケートへのご協力、ありがとうございました。
集めたデータを分析し、以下に統計結果をまとめました。
書き方のポイント解説:
アンケートへの協力に感謝の気持ちを示すと同時に、結果を具体的な数値やデータとして共有する。
例文4: アンケートから得られた改善点への対応
貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございます。
アンケートの結果をもとに、改善策を検討しました。
書き方のポイント解説:
アンケートへの意見に感謝の気持ちを示し、具体的な改善策について言及する。
例文5: アンケートへの再参加を促すメール
前回のアンケートへご参加いただき、ありがとうございました。
新たなテーマでアンケートを実施しており、ぜひご参加ください。
書き方のポイント解説:
前回のアンケートへの参加に感謝の気持ちを示した後、新しいアンケートへの参加を促す。
アンケート返信メールの例文についてのまとめです。
アンケート返信メール作成時には、以下のポイントに気を付けることが重要です。
まず、メールの目的や背景を明確に伝えることが大切です。
また、具体的な質問に対して的確に回答するようにしましょう。
そして、感謝の気持ちを忘れずに表現することで、受信者に対する丁寧さや真摯さを伝えることができます。
アンケートの結果に基づいて、受信者に対する具体的なアクションを示すことも効果的です。
さらに、アンケートへの参加や意見の提供に対して、特典や報酬を示すことも受信者のモチベーションを高める手段となります。
メールの文体は、ビジネスメールとしてのフォーマルさを保ちつつ、分かりやすく丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
また、文章の構成は、簡潔かつ明確にまとめることが求められます。
段落を使い分けて、読みやすさを追求しましょう。
アンケート返信メールの例文を作成する際には、これらのポイントを意識しながら、誠実な態度と丁寧な表現を心掛けることが大切です。
以上が、アンケート返信メールの例文についてまとめた内容です。
アンケートへの回答に対して適切なメールを作成するために、これらのポイントを参考にしてください。
