「採用稟議書」は、採用の判断や承認を行う際に使用される重要な文書です。
この稟議書は、採用候補者の情報や選考の結果、採用の必要性などを詳細に記載し、上司や関係者に提出されます。
採用稟議書は、組織内の合意を得るために不可欠なツールであり、採用に関わる様々な要素を明確にすることが求められます。
本文では、採用稟議書の意味や使い方について詳しく紹介していきます。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「採用稟議書」の意味と使い方
意味
「採用稟議書」とは、企業や組織が新たな従業員を採用する際に上層部や関係者に提出する文書のことです。
採用の決定や背景、応募者の選考結果、応募者のプロフィールなどが記載され、それに基づいて採用の承認を得るための手続きとして使用されます。
使い方
採用稟議書は、採用担当者や人事部が作成し、上層部や経営陣に対して提出します。
以下に一般的な使い方を示します。
1. 採用の要件定義と選考プロセスの明確化: 採用稟議書は、求人広告や応募者の選考基準などを明確化するために使用されます。
採用に必要な条件やスキル、経験などを具体化し、その基準に従って選考が進められます。
2. 採用の提案と背景の説明: 採用稟議書は、採用したい候補者についての提案とその背景を説明するために使用されます。
候補者の応募書類や面接結果などの情報をまとめ、なぜその候補者が適任と考えられるのかを説明します。
3. 採用の承認と意思決定の手続き: 採用稟議書は、上層部や経営陣に対して採用の承認を得る手続きとして使用されます。
提案された候補者に対する意見や評価を示し、採用に関する意思決定を行います。
採用稟議書は、採用プロセスの透明性や公正性を高めるために重要な文書です。
適切な記載と説明を行うことで、採用に関わる様々な利害関係者の共通理解を図り、円滑な採用手続きを行うことができます。
採用稟議書の間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：
この採用稟議書は、新しい候補者の選考をお願いします。
NG部分の解説：
「選考をお願いします」という表現は適切ではありません。
採用稟議書は、新しい候補者を推薦する目的で作成されます。
ですので、「選考をお願いします」という表現ではなく、「推薦します」という表現が適切です。
NG例文2：
採用稟議書には、候補者の履歴書を添付しています。
NG部分の解説：
「候補者の履歴書を添付しています」という表現は適切ではありません。
採用稟議書は、候補者の情報や選考結果などを記述する文書ですが、具体的な書類自体を添付するものではありません。
ですので、履歴書を別途添付するという意味を持つ「履歴書を添付します」という表現は不適切です。
代わりに、「候補者の情報を記載しています」という表現を使うとよいでしょう。
NG例文3：
採用稟議書は、上司の承認なしに提出することはできません。
NG部分の解説：
「上司の承認なしに提出することはできません」という表現は適切ではありません。
採用稟議書は、新しい候補者を推薦するための文書ですが、上司の承認なしに提出することはありません。
採用稟議書は上司に提出し、承認を得た後に採用手続きが進められます。
ですので、「上司の承認のもとで提出すること」という表現が適切です。
採用稟議書の5つの例文と書き方のポイント解説
例文1: 採用候補者の概要
採用稟議書を作成する際には、まず採用候補者の概要を明確に記述することが重要です。
書き方のポイント解説
採用候補者の概要とは、その人物の名前、経歴、スキル、経験などを簡潔にまとめたものです。
採用候補者の魅力や適性を読み手に伝えるように心がけましょう。
具体的な成果や実績も加えることで、採用の妥当性を裏付けます。
例文2: 採用理由の説明
なぜこの採用候補者を選ぶべきなのか、採用理由を明確に説明します。
書き方のポイント解説
採用理由とは、採用候補者を選ぶ根拠や理由を具体的に説明することです。
採用候補者のスキルや経験が組織のニーズや課題に適していることを示すようにしましょう。
この部分は説得力のある情報を提示する必要があります。
例文3: 採用候補者の貢献度の評価
採用候補者が組織に与える貢献度を評価し、具体的に記述します。
書き方のポイント解説
採用候補者の貢献度とは、その人物が組織にどのような価値をもたらすかを評価することです。
具体的な業務やプロジェクトへの貢献、チームの一体感やパフォーマンス向上への影響などを示すようにしましょう。
組織の目標や戦略との関連性も大切に考慮しましょう。
例文4: 採用コストの分析
採用候補者の採用にかかるコストを分析し、経済的な観点から評価します。
書き方のポイント解説
採用コストの分析では、採用候補者の給与、手当、教育・研修費用などの具体的な経済的な要素を評価します。
また、採用候補者の将来的な成長や貢献度も考慮し、コストとリターンのバランスを見極めましょう。
例文5: 採用稟議書の結論
最後に、採用稟議書の結論を明確に述べます。
書き方のポイント解説
採用稟議書の結論では、採用候補者の採用可否を明確に述べることが求められます。
結論は明確かつ簡潔にまとめ、採用候補者の名前や採用可否の理由を明確に記述しましょう。
読み手が迷うことなく結論を理解できるようにすることが重要です。
採用稟議書の例文について：まとめ採用稟議書には、候補者の選考結果や採用の理由、役割や責任などの明確な説明が含まれています。
採用の意思決定を後押しするため、具体的な事実やデータが示されることが重要です。
また、経営陣や関係者に対して影響を与える重要な文書であるため、冷静で客観的な表現や論理的な展開が求められます。
採用稟議書の例文を作成する際には、以下のポイントに留意することが大切です。
まず、候補者の背景や経歴を詳細に記載し、採用の妥当性を裏付ける必要があります。
さらに、候補者の選考プロセスや面接結果についても具体的に説明し、採用の決定要因を明確に示すことが求められます。
また、候補者が持つスキルや経験だけでなく、人物像や意欲についても言及することが重要です。
長期的な目標や企業文化に適合するかどうかも考慮し、候補者が採用に値する理由を詳細に明示しましょう。
さらに、採用に伴う費用や労力についても検討し、その利点やメリットを具体的に提示します。
採用候補者がもたらす予想される成果や組織への貢献も、根拠を示しながら述べることが重要です。
最後に、採用稟議書の例文を作成する際には、明瞭な文章構造や適切な表現を心がけることが必要です。
読みやすく理解しやすい文章を心掛け、冷静なトーンで意見や判断を述べるようにしましょう。
このように、採用稟議書の例文を作成するには、候補者の詳細な情報や具体的な根拠を示すことが重要です。
明確な意図と論理的な展開を持った文章を作成することで、採用の意思決定をサポートすることができます。
