追いメールとは、メールの送信後に送信者が受信者に対して後追いで別のメールを送ることを指します。
追いメールは、元のメールに対して何らかの追加情報や補足をするために利用されることがあります。
例えば、送信者が先ほどのメールに不足していた情報を追加したい場合や、緊急を要する事態が発生したために迅速な対応を求める場合などです。
追いメールは、効果的なコミュニケーション手段としてビジネスシーンでよく利用されます。
しかし、送信者が悪意を持って連絡をし続ける場合や、うっかりミスや誤解を招く場合もあるため、適切なタイミングとマナーを守ることが重要です。
それでは詳しく紹介させて頂きます。
「追いメール」の意味と使い方
意味
「追いメール」とは、先に送ったメールに対して、相手からの返信がない場合に、再度返信を促すために送るメールのことを指します。
主にビジネスの場で使用され、相手からの返信が必要な重要なメールに対して行われます。
使い方
「追いメール」は、以下のような場合に利用されます。
1. 重要な案件や予定の確認: ビジネス上の取引の進行や会議の予定など、相手からの返信が必要な場合に追いメールを送ることで進展を促すことができます。
例: 「先日送ったメールに関して、まだ返信がないようですが、確認のため再度お知らせ致します。
お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。
」2. 締め切りや納期の確認: プロジェクトや業務の進行において、締め切りや納期に関する返答を得る必要がある場合、追いメールを送ることで具体的なスケジュールを確認することができます。
例: 「先週お送りした〇〇の提出期限についてのご確認がまだいただけておりませんので、再度お伝えさせていただきます。
大変お忙しいかと存じますが、お手数ですが早急に回答いただけますと助かります。
」3. 交渉や商談の進行: ビジネス上の交渉や商談において、相手の返答を促すために追いメールを送ることで、スムーズな進行を図ることができます。
例: 「先日お伺いした〇〇商談に関して、まだ返答がいただけておりませんので、再度ご確認いただけますでしょうか。
よろしければ、具体的な条件や提案をお聞かせいただければと思います。
ご検討の程、お願い申し上げます。
」注意点として、追いメールは相手を急かす意図で送られるものではありません。
丁寧な表現や敬意を持つ文体を用いて送り、相手の状況や事情に理解を示すことが重要です。
また、必要以上に頻繁に追いメールを送ることは避け、相手の返信を待つ十分な期間を設けることも大切です。
追いメールの間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1
お久しぶりです。
送信したメールにお返事いただけてないようですが、見ていただけましたか？
NG部分の解説
お久しぶりです。
と言っているので、長い間連絡が取れていないように感じられますが、実際には追いメールを送信してからまだ数日しか経っていません。
相手に無理やり返信を迫るような言い方になってしまっています。
NG例文2
前回のメールの内容に関して、もう少し具体的にご説明いただけますか？
NG部分の解説
前回のメールの内容に関してという表現は、相手に前回のメールを覚えていないか、忘れているかのような印象を与えます。
また、もう少し具体的にという表現は、相手に対して不足している情報を提供するように要求するように感じられます。
NG例文3
お手数ですが、返信いただけると助かります。
NG部分の解説
お手数ですがという表現は、相手に手間をかけることを謝罪するようなニュアンスになってしまいます。
また、返信いただけると助かりますという表現は、相手に対して返信しなければならない責任を感じさせるようなもので、相手にプレッシャーをかけてしまいます。
例文1：
件名：お礼の追いメール本文：先日はお会いする機会をいただき、ありがとうございました。
お忙しい中、お時間をいただきまして本当にありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
書き方のポイント解説：
追いメールの場合、相手に対して感謝の気持ちを伝えるのが一つのポイントです。
簡潔で丁寧な文体を心掛けることで、相手に好印象を与えることができます。
例文2：
件名：ミーティングの追いメール本文：先日のミーティングでの議事録をお送りいたします。
内容に関して、質問や追加の情報などございましたら、お知らせください。
ご協力いただき、ありがとうございました。
書き方のポイント解説：
追いメールでは、ミーティングや打ち合わせの内容をまとめて送ることが多いです。
相手からの質問や追加情報の要望を受け付ける姿勢を示し、コミュニケーションを促すことが大切です。
例文3：
件名：見積もりの追いメール本文：先日お送りした見積もりについて、ご確認いただけましたでしょうか。
お手数ですが、もし何か疑問点や修正のご要望がありましたら、お知らせください。
お取り引きのご検討、よろしくお願いいたします。
書き方のポイント解説：
追いメールで見積もりに関する連絡をする場合、確認や質問の意思表示をする必要があります。
相手が見積もりの内容を正しく理解し、疑問や修正があれば迅速に対応することが大切です。
例文4：
件名：お詫びの追いメール本文：先日のトラブルによるご不便をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
再発防止策について、速やかに検討し、改善に取り組んでおります。
もし、何か問題点やご要望がございましたら、お知らせください。
書き方のポイント解説：
トラブルや不手際があった場合、お詫びの意を示す追いメールを送ることが重要です。
再発防止策の取り組みや相手の意見を受け付ける姿勢を示し、信頼を回復することを目指しましょう。
例文5：
件名：契約の追いメール本文：お世話になります。
先日の打ち合わせでの内容を元に、契約書を作成しました。
ご確認いただき、問題がなければ是非とも署名をお願いいたします。
なお、サービス開始日や納品日に関しては、お手数ですがご連絡いただきますようお願い申し上げます。
書き方のポイント解説：
追いメールで契約に関する連絡をする場合、契約書の作成や署名のお願いをしっかり伝えることが重要です。
細かな日程や連絡事項についても明確に記載し、円滑な契約手続きを進めるようにしましょう。
追いメールの例文についてまとめると、追いメールは相手に対するメールの返信を促すために送るメールであり、効果的な追いメールの作成にはいくつかのポイントがあります。
まず、追いメールの目的は明確に伝えることが重要です。
具体的な行動を要求するメッセージを作成し、相手に何をしてほしいのかを明確に伝えましょう。
また、丁寧かつ明快な表現を使うことも大切です。
相手の時間やスケジュールを考慮し、わかりやすい言葉遣いを心掛けましょう。
さらに、文末には具体的な返信期限を設定し、相手に返信する期待を抱かせることも効果的です。
さらに、追いメールは一度だけでなく、複数回送ることもあります。
その際は、前回のメールの内容を繰り返さずに、前回のメールへの返信を促す内容を作成しましょう。
相手に対して不快感を与えないように配慮しましょう。
追いメールの例文を作成する際には、自分が相手の立場に立って考えることも重要です。
相手がどのような状況にあるのかを考慮し、相手の意図やニーズを考えたメッセージを作成しましょう。
追いメールは効果的なコミュニケーション手段ですが、適切なタイミングや表現を考慮することが重要です。
相手の返信を促すために、明確な目的や要求、丁寧で明解な表現を使うようにしましょう。
