留年理由書とは、大学や専門学校などで留年をする場合に提出する書類のことです。
留年をする理由や過去の成績、今後の学習計画などを詳しく記述することが求められます。
留年理由書は学校側に留年の意思や学習状況を伝える重要な文書となります。
また、留年理由書を提出することで、学校側は留年を認めるかどうかを判断します。
留年理由書の作成は留年をする者にとって慎重な作業となりますが、自身の反省や改善点を明確化する良い機会でもあります。
留年理由書の意味や使い方について詳しく紹介させて頂きます。
「留年理由書」の意味と使い方
意味について
「留年理由書」とは、大学や学校で留年（一年次や進級を遅らせること）をする場合に提出する書類のことを指します。
留年理由書は、留年の原因や背景、改善策などを説明するために作成されます。
学校側はこの書類を通じて学生の状況を把握し、留年の理由や必要なサポートを判断するために利用します。
使い方について
留年理由書は、留年の可能性が生じた時点で提出する必要があります。
具体的な使い方については学校や大学によって異なりますが、一般的には以下の手順で利用されます。
1. 書式の確認: 学校や大学の規定に従って留年理由書の書式を確認しましょう。
必要事項やフォーマットについては指示されている場合があります。
2. 内容の記入: 留年理由書には留年の原因や背景を客観的に記載します。
具体的な事例や状況を挙げることで、自身の状況を訴えることが重要です。
また、改善策や今後の意欲も記載することが望ましいです。
3. 相談や添削の依頼: 留年理由書の作成においては、学校のカウンセラーや指導教員と相談することが推奨されます。
彼らが提案や添削を行ってくれる場合もあります。
4. 提出: 留年理由書の完成後、指定された期限内に学校や大学の指定した方法で提出します。
正確な提出期限については、学校の規定に従いましょう。
留年理由書は留年に関わる重要な書類です。
きちんとした内容と説明力を持って作成することが留年対策や進級のために重要です。
学校の指示やアドバイスに従いながら、効果的な留年理由書を作成しましょう。
留年理由書の間違った使い方の例文とNG部分の解説
NG例文1：
私は留年する理由として、授業に出席しなかったことがあります。
参加するパーティーやイベントがあり、授業をサボってしまいました。
これは反省していますが、留年の原因として言えるでしょう。
NG部分の解説：
この例文では、「授業をサボる」という表現が適切ではありません。
正しくは「授業を欠席する」と表現すべきです。
また、文中の「これは反省していますが」は留年の原因としては不適切な言い回しです。
NG例文2：
私の留年理由は、宿題を提出しなかったことです。
毎日の宿題に追われていたため、提出期限を守ることができませんでした。
これが留年の一番の理由だと思います。
NG部分の解説：
文中の「留年の一番の理由だと思います」は主観的な表現であり、客観的な事実を述べるべきです。
また、「毎日の宿題に追われていたため」も不適切な表現であり、適切には「毎日の宿題に忙殺されていたため」と表現するべきです。
NG例文3：
私の留年理由は、テストで低い点数を取ったことです。
勉強をしなかったため、成績が伸びずに留年することになりました。
この反省を生かし、再来年はしっかりと勉強します。
NG部分の解説：
文中の「勉強をしなかったため」は原因と結果を順番に述べるべきです。
正しい表現は「成績が伸びずに留年することになったため、勉強をしなかった」となります。
また、「再来年はしっかりと勉強します」も留年の反省とは関係なく、不適切な表現です。
留年理由書の5つの例文と書き方のポイント解説
1. 例文：
私が留年となった主な理由は、健康の問題です。
書き方のポイント解説：
留年理由書では、明確で具体的な理由を示すことが重要です。
この例文では、「健康の問題」という具体的な理由を挙げています。
また、それが留年につながったことを明確に述べることで、読み手に理解しやすくします。
2. 例文：
私が留年した理由の一つは、学業への集中力の欠如です。
書き方のポイント解説：
留年理由書では、自身の責任を認めつつも、具体的な要因を示すことが重要です。
この例文では、「学業への集中力の欠如」という具体的な要因を挙げています。
読み手に、留年の原因が自身の行動と関係していることを伝えることができます。
3. 例文：
私が留年する原因となった大きな要素は、学習計画の不備です。
書き方のポイント解説：
留年理由書では、自身の行動や選択についても言及することが重要です。
この例文では、「学習計画の不備」という自身の行動に関する要因を挙げています。
留年の原因について客観的に見つめ直す姿勢を示すことが大切です。
4. 例文：
留年した主な原因の一つは、時間管理の困難さです。
書き方のポイント解説：
留年理由書では、留年の原因を明確に示すことが求められます。
この例文では、「時間管理の困難さ」という具体的な要因を挙げています。
時間管理の問題は多くの学生に共通する課題ですので、読み手に共感を呼び起こしやすいです。
5. 例文：
私が留年する結果となった主な要素は、授業の出席率の低さです。
書き方のポイント解説：
留年理由書では、結果となった要素を明確に示すことが重要です。
この例文では、「授業の出席率の低さ」という具体的な要素を挙げています。
自身の行動によって引き起こされた結果であることを示し、読み手に説得力を持たせることができます。
留年理由書の例文について：まとめ
留年理由書は、学生が留年をする理由を説明するための書類です。
この書類を提出することで、学校側に留年の意思とその理由を伝えることができます。
留年理由書を書く際には、以下のポイントに気をつけることが重要です。
まず、留年の理由を正直かつ明確に述べることが求められます。
学業面での困難、健康上の問題、個人的な事情など、留年の原因を具体的に記述しましょう。
また、留年の影響や将来の計画についても説明することが必要です。
留年理由書の書き方には、以下の構成が一般的です。
1. 冒頭部分：自己紹介や学校名、学部・学科、所属クラブやサークルなどの基本情報を記載します。
2. 留年の理由：留年することに至った具体的な事情や問題点を詳細に記述します。
学業成績の低下や遅刻・欠席の増加など、具体的な事例を挙げることが重要です。
3. 影響と向上策：留年が将来の進路や就職活動に与える影響や、留年後の改善策について述べましょう。
学習環境の改善やサポートの必要性をアピールすることも有効です。
4. 志望動機と具体的な目標：留年しても継続的な学びに意欲を持ち、将来的な目標を持っていることを示します。
自己成長や学修意欲の向上に関する具体的な取り組みや計画を記述しましょう。
留年理由書を作成する際は、自分自身の気持ちや意図を誠実に伝えることが重要です。
読み手である学校側に自身の留年の理由や改善策を理解してもらい、信頼を築くことが目標です。
留年理由書をしっかりとまとめることで、留年したいという意思を真剣に受け止めてもらうことができます。
